DEG #18 Schlankes IT-Management in Schule und Verwaltung

Schlankes IT-Management für Verwaltung und Schule

Was ist eigentlich IT-Management und wie sehen die Besonderheiten beim IT-Management in der öffentlichen Verwaltung und in den Schulen aus? Zu diesem Thema wollte ich schon immer eine eigene Podcast-Episode machen und jetzt ist sie da.

In dieser Episode erfährst du,

• was die Besonderheiten der IT in der öffentlichen Verwaltung und in den Schulen ist.
• welche aktuellen Frameworks und Methoden für die IT aus meiner Sicht geeignet sind und
• du erfährst konkrete Tipps zur Verbesserung der IT-Prozesse in deiner Organisation.

Was sind die Besonderheiten des IT Management in Verwaltung und Schulen?

Im Unterschied zur freien Wirtschaft ist die öffentliche Verwaltung dadurch geprägt, dass sie ein absoluter Gemischtwarenladen ist. Vom Kindergarten, der Jugendhilfe bis zur Grundsicherung von Alten. Von der Friedhofsverwaltung über das Bauamt bis hin zur Stadtentwicklung. Bei den Schulen haben wir die Besonderheit der Trennung der pädagogischen von den Verwaltungsnetzen.

Besonderheiten der IT in Schule und Verwaltung:

• Hohe Anzahl an Produkten und Services.
• Hohe Anforderungen an Datenschutz und IT-Sicherheit.
• Vollständige Trennung zwischen Verwaltung und pädagogischen Netzen.
• Komplexes Zusammenspiel von regionalen und kommunalen Dienstleistern.
• Hohe Bandbreite an Technologiegenerationen.

All das wird bewirtschaftet von IT-Menschen in der Verwaltung, die sehr oft deutlich schlechter als in der freien Wirtschaft bezahlt werden. Natürlich genießen Sie auch gewisse Vorteile, wie Standort- und Arbeitsplatzsicherheit, aber die Rahmenbedingungen sind schon sehr anspruchsvoll.

Was sieht IT-Management in der öffentlichen Verwaltung heute aus?

ITIL und Co

ITIL ist der am besten etablierte Ansatz für das IT-Management in der öffentlichen Verwaltung. Es wurde von der britischen Verwaltung entwickelt und dann von der Firma Axelos weiterentwickelt. ITIL basiert auf der Idee, dass IT-Leistungen in Form von Services organisiert werden und es für das Management eben dieser Services einen idealtypischen Ansatz gibt. Nämlich die Best Practices.

• Das ITIL v3 stammt aus 2007. Es hat einen sehr starken prozessorientierten und rollenbasierten Ansatz.
• ITIL v4 ist eine grundlegende Überarbeitung, die Ideen aus dem Agilen- und Lean Management übernimmt. Beispielsweise verschiebt sich der Fokus von Prozessen auf Praktiken.

Die etwas traurige Realität. Die meisten IT-Organisationen in der öffentlichen Verwaltung haben ein einigermaßen gutes Incident- und Releasemanagement. Das bedeutet, dass Störungen und der Einsatz von IT einigermaßen gut bewirtschaftet werden. Aber die angebotenen Services werden meiner Erfahrung nach nicht gut gepflegt und die Steuerung der privaten und öffentlichen Dienstleister könnte besser sein. Oft ist das Tagesgeschäft der IT in der Verwaltung unbarmherzig, so dass viele Probleme nur anlassbezogen gelöst werden.

Agiles Service Management

In vielen Bereichen der Software-Entwicklung und in Projekten gewinnen agile Ansätze an Bedeutung. Der bekannteste Vertreter ist das Framework Scrum, für die Entwicklung von Produkten oder Lösungen in kleinen selbstorganisierten Teams. Aber wie lassen sich agile Ansätze in das IT-Service Management einbringen und wo macht das Ganze überhaupt Sinn? Hier lohnt sich ein Blick in das sehr umfassende Whitepaper von Martin Andenmatten und Robert Sieber. Die Links findest du am Ende dieses Artikels.

Schlankes Servicemanagement mit FitSM

Mein heimlicher Favorit für die Organisation der IT in der öffentlichen Verwaltung und für Schulen ist FitSM. FitSM ist das Ergebnis eines EU-Förderprojekts aus dem universitären Bereich und ist ausdrücklich für den Einsatz in der Verwaltung geeignet.

FitSM oder Föderales IT Servicemanagement bedeutet, dass die Zusammenarbeit der verschiedenen IT-Einheiten mitgedacht ist. Das passt wunderbar für die Verwaltung, die oft mit kommunalen Dienstleistern, Schulen oder KITAs in eigenen Einheiten zusammenarbeitet.

Vorteile von FitSM:

• Es stehen Anforderungen im Vordergrund und nicht Prozesse
• Für FITSM gibt es eine einfache Selbstprüfung, bei der du den Status deiner IT-Abteilung sicher beurteilen kannst.
• FitSM ist ein offener und nicht kommerzieller Standard
• FitSM ist an die ISO 20.000 angelehnt und für den Einsatz in Behörden geeignet.
• Es existieren eine Reihe von offenen Vorlagen und Templates beispielsweise für die Erstellung und Dokumentation von IT-Services.

Meine Tipps

1. Stelle den Service Katalog in den Vordergrund und nutze ihn als Kommunikations- und Planungsmittel
2. Werde agil im Denken und arbeite nach Inspect & Adapt. Nehme dir regelmässig Zeit für deine Prozesse und schaue drauf, wie du sie im Detail verbessern kannst.
3. Frameworks wie ITIL oder FITSM sind eine gute Basis, aber du musst diese immer auf deine Organisation übersetzen.
4. Schaue dir FitSM an und mach einen Selbstcheck. In welchem Reifegrad befindet sich deine IT und wo kannst du gezielt verbessern?

Links

1. Das Framework FitSM: https://fitsm.itemo.org
2. Das Buch zu FitSM von Dierk Söllner und Anselm Rohrer: IT-Service Management mit FitSM: Ein praxisorientiertes und leichtgewichtiges Framework für die IT
3. Ein sehr lesenswertes Whitepaper zum Thema Agiles Service Management von Robert Sieber und Martin Andenmatten: https://agiles-servicemanagement.de
4. Ein Blogbeitrag zum Thema ITILv4 von Martin Andenmatten, Gründer der Glenfis AG: ITIL4 - Der ganzheitliche Ansatz in 4 Dimensionen.