Meine drei Strategien zum Umgang mit OKRs im Tagesgeschäft

Eine der häufigsten Fragen, die mir gestellt wird, ist die Frage, wie sich OKRs und das Tagesgeschäft miteinander verhalten:

  • Stehen Objectives im Widerspruch zum Tagesgeschäft?
  • Muss das Tagesgeschäft beschnitten werden, damit Zeit für die Arbeit an den Team- oder Unternehmenszielen besteht?
  • Und wenn das alles stimmt, wie soll das funktionieren in einem Team, das bereits jetzt schon in Arbeit ertrinkt?

In diesem Blogartikel gehe ich auf das Spannungsverhältnis zwischen OKR und dem Tagesgeschäft ein und zeige dir drei Strategien, wie du OKRs mit deinem Tagesgeschäft in Einklang bringen kannst.

Eine typische Frage in meinen OKR-Schulungen – Stehen die OKRs im Widerspruch zum Tagesgeschäft

OKRs versus Tagesgeschäft

Bevor ich auf meine drei Strategien zu sprechen komme, werde ich die Begriffe Tagesgeschäft1 und OKR definieren:

  • OKR ist ein Framework zur Fokussierung gemeinsamer Arbeit und der Umsetzung von ambitionierten Strategien 2.
  • Tagesgeschäft ist regelmäßige Arbeit, die mit bekannten Methoden oder Prozessen und einem vergleichsweise geringen Grad an Unsicherheit zur Erledigung von Aufgaben durchgeführt wird 3.

Wenn du dir diese beiden Definitionen anschaust, wirst du feststellen, dass nicht nur die Flughöhen, also Strategieebene versus operative Ebene, sondern auch der Grad der Unsicherheit sehr unterschiedlich ist. Strategische Arbeit wirkt grundsätzlich in einem Umfeld hoher Unsicherheit. Das Tagesgeschäft dient dazu, dass die Lichter in der Organisation leuchten und täglich Geld verdient wird. Das Tagesgeschäft ist nicht glamourös, aber es muss regelmässig, zuverlässig und effizient abgewickelt werden.

Objectives & Key Results existieren, damit dein Business oder deine Organisation über fokussierte Ziele verbessert werden. Es geht also um Veränderung. Und mit diesem Fokus auf Veränderung existiert ein natürliches Spannungsfeld zwischen OKRs und dem Tagesgeschäft. Das Tagesgeschäft möchte von seiner Natur her, den Status quo der bestehenden Prozesse bewahren.

Zur Auflösung des Spannungsfeldes empfehle ich meine drei Strategien, um die OKRs mit dem Tagesgeschäft in Einklang zu bringen 4. Los geht es.

Strategie #1: Minimiere dein Tagesgeschäft mit OKR

Insbesondere in der Produktentwicklung gibt es, neben der Entwicklung neuer Produktfunktionen auch Aufgaben im Tagesgeschäft. Bei einer Softwareentwicklung werden nicht nur neue Funktionen programmiert, sondern es müssen Fehler bereinigt werden. Möglicherweise sind Supportaufgaben durchzuführen oder der Betrieb der IT-Lösung muss aufrechterhalten werden.

Ich habe sogar Produktentwicklungen erlebt, in denen das Tagesgeschäft in Form von Störungsbeseitigung dermaßen überhand genommen hat, dass neue Produktziele kaum noch verfolgt werden konnten.

In der Produktentwicklung empfehle ich das Framework OKR auch dazu zu nutzen, diese Form des Tagesgeschäfts konsequent zu reduzieren und sogar zu eliminieren. Dazu gibt es erfolgreiche Strategien. Ein Weg dazu ist die Kultur des DevOps und die konsequente Anwendung von Prinzipien des Lean Managements: Eliminierung von Verschwendung, Limitierung gleichzeitiger Arbeit, Code-Kata, Kai Zen und Poka Yoke seien hier als Stichwörter genannt.

In reinen Service-Abteilungen, wie dem Kundensupport, dem IT-Betrieb oder der Finanzbuchhaltung, ist eine Strategie der Eliminierung des Tagesgeschäfts sicher illusorisch, aber auch hier kann und sollte eine Minimierung erfolgen. Durch die weitgehende Minimierung des Tagesgeschäfts schaffst du Raum für deine wichtigen Unternehmens- und Produktziele.

Wie schon oben erwähnt, passt diese Strategie gut zu Bereichen, die von starker Änderung und Komplexität geprägt sind: Produktmanagement, Projektarbeit, Innovationsarbeit. Sie funktioniert aber auch in sozialen Bereichen, der Verwaltung und im Change-Management, wenn der Digitalisierungsgrad gering ist. Glaube mir, niemand dokumentiert gerne, wenn es auch automatisch geht.

Vorteile Nachteile
Du strebst nach der maximalen Reduktion lästiger regelmässiger Aufgaben Dieser Ansatz passt nur für Arbeitsbereiche, deren eigentliche Natur die Neuentwicklung oder Veränderung, aber nicht das Tagesgeschäft ist.
Du schaffst Freiräume für die wichtigen langfristigen Ziele

Strategie #2: Verbessere dein Tagesgeschäft mit OKR

Wenn du eine sehr aufgabenorientierte Abteilung hast, wie im Kundendienst, in den Finanzdienstleistungen aber auch für mich als Berater im Projektgeschäft, können OKRs genutzt werden, um dieses Tagesgeschäft zu optimieren. Bei dieser Strategie werden OKR zur maximalen Verbesserung des Tagesgeschäfts genutzt.

Beispiele zur Verbesserung des Tagesgeschäfts sind

  • Verbessere die Reaktionszeiten
  • Erhöhe Kundenzufriedenheit
  • Automatisiere Teilprozesse X und Y
  • Eliminiere Medienbrüche (ich denke gerade an euch, liebe öffentliche Verwaltung)
Vorteile Nachteile
OKRs und Tagesgeschäft werden nicht als Widerspruch empfunden. OKRs dienen der Verbesserung der bestehenden Prozesse durch messbare Ziele. Es besteht das Risiko, dass der Status quo, also die Ausübung wiederkehrender Prozesse, dominiert. Es bleibt durch den Fokus auf das Tagesgeschäft wenig Raum zu Verbesserung der Organisation insgesamt.
Erst wenn echte Freiräume geschaffen wurden, die den Unternehmenszielen dienen, entsteht auch eine Verbesserung der Organisation insgesamt und die Abteilung und das Team haben einen Einfluss auf die Unternehmensstrategie

Strategie #3: Steuere dein Tagesgeschäft durch das Objective-Zero

Seien wir ehrlich, ein Tagesgeschäft sollte es doch eigentlich nicht geben. Das mag ungeheuerlich klingen, aber genau das ist die Sicht agiler Arbeit auf dieses Thema. Das Tagesgeschäft, also die ständige Wiederholung von transaktionsorientierter Arbeit, entspricht eigentlich nicht der Natur der meisten Menschen. Dennoch können wir auf das Tagesgeschäft nicht verzichten. Wir brauchen den Hausmeister, wir brauchen den Service, wir brauchen das Tagesgeschäft, denn sonst funktionieren die Abläufe in Organisationen nicht und es wird kein Geld verdient.

Daher ist die Strategie #3 die Akzeptanz des Tagesgeschäfts und dessen Einbettung in das Framework OKR mit dem Objective-Zero. Das Objective-Zero ermöglicht es dir, die 4–5 wichtigsten KPIs eines Tagesgeschäfts zusammen mit den Key Results der anderen OKRs im Auge zu behalten.

Ich habe mit dieser Strategie #3 die besten Erfahrungen gemacht. In der Regel gibt es immer einen unverrückbar festen Anteil an Tagesgeschäft. Und mit dem Objective-Zero behältst du dieses Tagesgeschäft im Blick und stellst sicher, dass es auch weiterhin gut läuft. Daher empfehle ich dir, im Zweifel diese Strategie auszuprobieren.

Vorteile Nachteile
Das Tagesgeschäft ist als Objective-Zero genauso sichtbar, wie die anderen Ziele. Das Objective-Zero fügt ein weiteres OKR in die Liste der OKRs ein. Es beißt sich mit dem Thema Fokus.
Die natürliche Spannung zwischen Tagesgeschäft und OKRs wird sichtbar.
Das Objective-Zero stellt zudem sicher, dass das Daily Business weiter rund läuft und funktioniert.

Wie verhält sich der Anteil an Arbeit von OKR zu der Arbeit am Tagesgeschäft?

Eine andere Frage ist, wie viel Zeit für die Arbeit an OKRs und dem Tagesgeschäft eingeräumt werden sollte. Die Antwort ist leider “Beratersprech”: It depends. Es hängt davon ab, wie stark die Arbeit in deinem Team durch das Tagesgeschäft geprägt ist. Die nächste Grafik zeigt ein mögliches Verhältnis zwischen OKR und Tagesgeschäft in unterschiedlichen Bereichen in der Organisation.

Denke daran, wenn dein Team bereits zu 100 % durch das Tagesgeschäft ausgelastet ist, dann sind OKR das “Gegengift” dazu. 100 % Auslastung bedeutet, dass jede Störung zur Überlastung der Mitarbeiter führt und exakt kein Freiraum zur Weiterentwicklung der Arbeit besteht.

Nutze oder kombiniere die oben genannten Strategien, um den Anteil des Tagesgeschäfts zugunsten der Verbesserung zurückzufahren.

Der Anteil des Tagesgeschäfts hängt vom Kontext ab.

Zusammenfassung

Das Tagesgeschäft ist da, um zu bleiben. So lästig, zeitraubend und unerwünscht es manchmal sein mag. Daher gibt es je nach Bereich unterschiedliche Formen damit umzugehen. Der Anteil zwischen OKR und Tagesgeschäft ist zu sondieren und auszutarieren. Zu sagen, das OKR doch nur einen positiven Einfluss auf das Tagesgeschäft nehmen, greift zu kurz. Am Ende des Tages brauchst du Zeit und Ressourcen, damit der erforderliche Raum zur Umsetzung deiner Ziele besteht. Und mit diesen Worten übergebe ich das Schlusswort an Fujio Cho, einem der Wegbereiter zur Kultur der ständigen Verbesserung, dem Kaizen.

"Wenn ich gefragt werde, was Toyota gegenüber anderen Firmen differenziert, so lautet die Antwort: Jeder versteht, es gibt kein Ende für Kaizen. – Fujio Cho, ehemaliger Chef von Toyota"

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  1. In der englischsprachigen Literatur wird das Tagesgeschäft BAU, also Business as usual, genannt. Mit diesem Begriff “BAU” wird das Tagesgeschäft vom Projektmanagement, Change-Management oder der Strategieumsetzung abgegrenzt. ↩︎

  2. Definition von Niven/Lamorte aus dem Buch “Objectives & Key Results”. Ich schließe mich dieser Definition an. ↩︎

  3. Es gibt keine allgemeingültige Definition des Tagesgeschäfts, aber die Attribute wiederholbar, aufgabenorientiert und bekannte Prozesse geben eine hinreichende Indikation dafür. Im Übrigen beziehe ich mich gerne auf die Definition der bekannten Projektmanagementmethoden, die auf dieser Abgrenzung zwischen Tagesgeschäft und Projektmanagement beruhen. Beispielsweise nutze ich gerne Prince2 dafür: https://www.prince2how2.com/2017/01/when-is-it-project.html ↩︎

  4. Bei den Strategien habe ich mich von Allan Kellys Buch inspirieren lassen, denn seine Sicht deckt sich sehr mit meinen Erfahrungen: https://www.amazon.de/Succeeding-OKRs-Agile-deliver-objectives-ebook/dp/B08S3DHJJW ↩︎

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