Strategiefreigabe

Neutrale Entscheidungsgrundlagen für die kommunale IT.

Stellen Sie sich eine Sitzung des Hauptausschusses vor. Auf dem Tisch liegt eine Vorlage zur IT: Der Server ist in die Jahre gekommen, eine Neuanschaffung steht an, die Verwaltung empfiehlt den Weiterbetrieb im eigenen Haus. Die Vorlage ist sorgfältig gemacht und trotzdem stimmt der Ausschuss ihr nicht zu. Nicht weil die Zahlen falsch wären, sondern weil sie von genau der Stelle kommen, die anschließend selbst weiterbetreiben würde. Was in dieser Sitzung fehlt, ist kein Argument. Es fehlt eine unabhängige Instanz.

Das ist die Situation, in der meine Kunden mich rufen. Ein kommunaler IT-Dienstleister, dessen Strategie 2030 auf dem Papier steht, aber in zehn Teams nicht ankommt. Eine Gemeinde, deren Hauptausschuss der eigenen Verwaltungslinie nicht folgen will und eine neutrale Bewertung beauftragt. Vier Kommunen, die ein Digitalisierungsvorhaben tragen, es aber nicht in Euro beziffern können. So verschieden diese Fälle aussehen, sie haben denselben Kern: Eine Entscheidung muss getroffen werden, und sie muss vor einem Gremium bestehen.

Ich bringe dafür zwei Werkzeuge mit. Die Wirtschaftlichkeitsbetrachtung nach dem Muster des § 7 BHO und der entsprechenden kommunalen Regeln, damit die Entscheidung eine Zahl hat. Und Objectives and Key Results, damit aus der Entscheidung eine Wirkung wird und nicht nur ein Beschluss. Beides braucht man nicht immer gleichzeitig. Deshalb gibt es drei Formate und nicht ein großes.

Das Entscheidende steht allerdings vor beiden Werkzeugen: Ich verkaufe keine Hardware, keinen Betrieb, keine Software und keine Migration. An dem Ergebnis meiner Bewertung verdiene ich nichts. Genau das ist der Grund, warum ein Gremium meiner Empfehlung folgen kann, ohne nach dem Eigeninteresse fragen zu müssen.

Welches Format passt zu Ihrer Lage

Drei Kernformate, weil nicht jede Lage dieselbe Antwort braucht. Die Übersicht sortiert nach Ihrer Ausgangssituation, nicht nach meinem Leistungskatalog.

Sie müssen nicht hier anfangen. Vier kleinere Formate ab 149 Euro stehen weiter unten. Bei der GKD Recklinghausen stand am Anfang auch nur ein einzelner Workshoptag, und daraus wurde eine Begleitung über zehn Teams.

Was dabei herauskommt

Zahlen aus laufenden und abgeschlossenen Aufträgen. Jede davon ist nachgerechnet und stammt aus einem Bericht, nicht aus einer Broschüre.

Klein anfangen ist ausdrücklich vorgesehen

Niemand vergibt einen Auftrag über fünfstellige Beträge an jemanden, mit dem er noch nie gearbeitet hat. Das erwarte ich auch nicht.

Deshalb gibt es vier kleine Formate, mit denen Sie anfangen können. Sie sind so geschnitten, dass eine Amtsleitung sie in der Regel selbst beauftragen kann, ohne Vergabeverfahren und ohne Gremienbeschluss.

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   Digitale-Rendite-Rechner als Vorlage

   Die Excel-Vorlage, mit der im Workshop gerechnet wird, zum Selbstausfüllen. Sie tragen Vorgangszahlen, Bearbeitungszeit und geschätzte Investition ein und erhalten eine WiBe-Light-Bewertung mit Amortisationsrechnung. Anleitung und ein durchgerechnetes Beispiel liegen bei.

   Wenn Sie erst einmal selbst ausprobieren wollen, ob sich ein Vorhaben rechnet.

   149 € netto, einmalig Vorlage anfordern
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   Online-Werkstatt Digitale Rendite

   Drei Stunden online, mehrere Kommunen gemeinsam. Jedes Haus bringt ein eigenes Vorhaben mit und geht mit einer gerechneten Zahl und einem Ratsvorlagen-Entwurf heraus. Sie sehen dabei, wie die anderen rechnen, und das ist oft der wertvollste Teil.

   Kommunen, die ein Vorhaben haben und den Rechenweg einmal mitgehen wollen, bevor sie mehr investieren.

   350 € je Kommune netto, ab vier teilnehmenden Häusern Zum nächsten Termin
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   Inhouse-Halbtag

   Dieselbe Werkstatt, aber allein in Ihrem Haus und mit Ihren Vorhaben. Vier Stunden vor Ort oder online, mit Ihrem Kreis und ohne fremde Zuhörer. Am Ende steht ein gerechnetes Vorhaben und der Rechner bleibt bei Ihnen.

   Häuser, die intern Klarheit brauchen, bevor etwas nach außen geht.

   1.400 € Festpreis netto, in vielen Häusern ohne Vergabeverfahren beauftragbar Halbtag anfragen
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   Vorhaben-Check

   Sie schicken mir die Unterlagen zu einem Vorhaben, ich rechne es durch und schreibe die Bewertung auf. Kein Workshop, kein Termin, keine Vorbereitung auf Ihrer Seite. Sie bekommen eine belastbare Zahl, die Annahmen dahinter offengelegt und eine Einschätzung, wo die Argumentation angreifbar ist.

   Wenn die Zeit für einen Workshop fehlt, die Zahl aber gebraucht wird.

   2.800 € Festpreis netto, Ergebnis in der Regel binnen zwei Wochen Vorhaben einreichen

Diese Stufen sind keine abgespeckte Beratung, sondern in sich abgeschlossen. Wenn danach nichts weiter kommt, haben Sie trotzdem eine gerechnete Zahl und einen Rechenweg, den Sie im Haus weiterverwenden können.

Format A im Detail

Ein Tag. Werkstattformat. Drei bis acht Entscheider.

Sie kommen mit einem Digitalisierungsvorhaben in den Workshop und gehen mit vier Ergebnissen heraus. Erstens mit einem OKR-Set, das die Wirkung des Vorhabens beschreibt und nicht die Aktivitäten. Zweitens mit einem Digitale-Rendite-Rechner, der die Einsparung in Euro beziffert. Drittens mit den Argumenten für die Ratsvorlage, sortiert nach finanzieller und qualitativer Wirkung. Und viertens mit einer Risikoeinschätzung, die nicht abwehrt, sondern entscheidungsreif macht.

Wie das in der Praxis aussieht, zeigt ein konkreter Tag. Im März 2026 saßen vier Kommunen einen Tag lang bei der KAAW in Ibbenbüren zusammen. Am Vormittag habe ich den Digitale-Rendite-Rechner an einem Musterfall vorgeführt, der Digitalisierung des Wohngeldantrags in einem Kreis mit 30.000 Einwohnern. Aus wenigen Eckdaten entstanden dabei eine WiBe-Light-Bewertung und ein Ratsvorlage-Entwurf, mit einem Netto-Vorteil von 994.150 Euro über fünf Jahre und einer Amortisation nach 2,2 Jahren. Das war ein Rechenbeispiel und im Workshop auch so benannt.

Am Nachmittag ging es an die echten Vorhaben. Borken brachte die Sperrmüll-Anmeldung mit und verließ den Tag mit 79.044 Euro Netto-Vorteil über fünf Jahre, einer Amortisation nach 2,7 Jahren und einem Ratsvorlage-Entwurf im Gepäck. Vreden rechnete dasselbe Verfahren mit den eigenen Eckdaten durch, 1.100 Vorgänge im Jahr bei 20 Minuten Bearbeitungszeit, und setzt es seither um. Das sind keine Schätzungen aus dem Bauch heraus, sondern Zahlen, die in einer Ratsvorlage standhalten.

Für wen geeignet: Bürgermeisterinnen und Bürgermeister, Amtsleitungen, Geschäftsführungen kommunaler IT-Dienstleister, die ein konkretes Vorhaben tragen und es vor das Gremium bringen müssen.

Format B im Detail

Zehn Personentage. Vier Szenarien. Ein Vortrag im Gremium.

Dieses Format greift, wenn eine große Betriebsentscheidung ansteht und im Haus niemand sie neutral bewerten kann, weil alle Beteiligten anschließend betroffen sind. Der typische Anlass ist eine Server-Neuanschaffung, die die Frage aufwirft, ob man den Betrieb überhaupt noch selbst machen will. Dahinter stehen dann die Auslagerung einzelner Fachverfahren, der Beitritt zu einem kommunalen Zweckverband oder das Gegenteil, nämlich der bewusste Weiterbetrieb im eigenen Haus.

Ich gehe dabei in sechs Schritten vor. Nach Kickoff und Sichtung der Unterlagen nehme ich in strukturierten Interviews den Ist-Zustand auf, also die Technik, die Betriebsorganisation und vor allem die Abhängigkeiten von einzelnen Personen und Dienstleistern. Dann prüfe ich die schon vorliegenden Angebote und arbeite die Lücken heraus. Anschließend entwickle ich die Szenarien und rechne sie durch: Kapitalwert, Nutzwertanalyse und eine Risikobewertung, die das Personalrisiko ernst nimmt und nicht wegargumentiert. Am Ende steht ein vollständiger Bericht mit einer Abstimmungsschleife, und ich trage das Ergebnis im Gremium selbst vor, technologie- und herstellerneutral, mit einer Antwortmöglichkeit auf die unangenehmen Fragen.

Vier Szenarien haben sich als Raster bewährt, geordnet nach zunehmendem Auslagerungsgrad. Der Eigenbetrieb wie heute, die reine Verlagerung der Technik in ein fremdes Rechenzentrum, die Auslagerung möglichst vieler Fachverfahren, und die Vollauslagerung an einen kommunalen IT-Dienstleister, bei der die Kommune reiner IT-Steuerer wird. Der eigentliche Vergleich läuft zwischen dem ersten und dem letzten Szenario, die beiden Hybride führe ich der Vollständigkeit halber mit.

Wie das ausgeht, zeigt ein abgeschlossener Auftrag. Eine Gemeinde in Schleswig-Holstein mit rund 60 IT-Arbeitsplätzen stand vor der Neuanschaffung ihres Servers. Der Hauptausschuss hatte im März 2026 mit acht zu einer Stimme und fraktionsübergreifend beschlossen, die IT-Betriebsstrategie extern und ergebnisoffen bewerten zu lassen, ausdrücklich gegen die Empfehlung der eigenen Verwaltung. Bewertet wurden neun Fachverfahren auf einer virtualisierten Umgebung mit 27 Maschinen.

Nach rund zehn Wochen lagen vier durchgerechnete Szenarien vor. Über zehn Jahre kam der professionalisierte Eigenbetrieb auf einen Kapitalwert von 3,93 Millionen Euro, die Vollauslagerung an einen kommunalen Zweckverband auf 6,97 Millionen; die beiden Hybridvarianten lagen dazwischen. Zwischen den Endpunkten liegen rund 3,05 Millionen Euro, umgerechnet etwa 465 Euro je Arbeitsplatz und Monat. Der Bericht umfasste 65 Seiten, den Vortrag im Hauptausschuss habe ich selbst gehalten.

Zwei Dinge daran sind mir wichtiger als die Zahlen. Das eine: Zwei Korrekturen während der Untersuchung haben gegen mein eigenes Zwischenergebnis gewirkt. Die Bemessungsgrundlage des Anbieters lag bei 60 statt der für mich günstigeren 35 Arbeitsplätze, und der in der Kämmerei belegte Personalkostensatz senkte den Vorsprung des Eigenbetriebs um rund eine halbe Million Euro. Beides steht so im Bericht. Neutralität behauptet man nicht, man führt sie vor. Das andere: Zwei Tage nach dem Vortrag hat die Gemeinde den Folgeauftrag für die Umsetzungsbegleitung erteilt.

Vergaberechtlich unkompliziert: Ein Paket dieser Größe liegt in vielen Ländern unter der Grenze für den Direktauftrag, sodass keine Ausschreibung nötig ist. Das prüfen wir im Vorgespräch für Ihr Land und Ihre Vergabeordnung.

Für wen geeignet: Gemeinden und Städte, in denen eine IT-Betriebsentscheidung ansteht, besonders dann, wenn Verwaltung und Gremium unterschiedliche Auffassungen haben. Auch für Hauptausschüsse und Räte, die eine unabhängige Zweitmeinung zu einer vorliegenden Verwaltungsvorlage brauchen.

Format C im Detail

Mehrmonatige Begleitung. Bausteinprinzip.

Wenn ein einzelnes Vorhaben nicht reicht, sondern Ihre Organisation OKR strukturell einführen will, dann sind wir bei diesem Format. Der Anspruch ist hier ein anderer, denn jedes Objective soll am Ende einen Wirtschaftlichkeitsnachweis tragen und nicht nur eine schöne Formulierung.

Die Begleitung setzt sich aus Bausteinen zusammen, die wir nach Größe Ihrer Organisation kombinieren. Wir starten mit einem Workshop der Geschäftsführung, in dem Strategie und Nordsterne geklärt werden. Es folgt ein Führungsworkshop, in dem die mittlere Ebene Methode, Rolle und Verantwortung übernimmt. Dann arbeiten wir in sechs bis zwölf Teamworkshops mit den operativen Einheiten. Parallel rechnen wir ausgewählte Vorhaben in der WiBe-Begleitung durch, und im Lernzyklen-Coaching etablieren wir einen Quartalsrhythmus, in dem die OKRs geschärft und die Wirkung geprüft werden.

Bei der GKD Recklinghausen, einem kommunalen IT-Dienstleister mit über 150 Mitarbeitenden und zehn Teams, läuft genau dieses Format. Der Go-Live aller zehn Teams war im Mai 2026, seither begleite ich die Lernzyklen. Was ich daraus gelernt habe, sage ich offen: Der Aufwand liegt nicht in den Workshops, sondern in der Zeit danach. Im ersten Lernzyklus hat sich gezeigt, dass ein Key Result ohne verabredeten Messweg monatelang unbewegt bleibt, so sauber es formuliert sein mag. Deshalb ist die laufende Begleitung im Angebot ein eigener Baustein und keine Fußnote.

Für wen geeignet: Geschäftsführungen kommunaler IT-Dienstleister, größere Kommunen und Landesbehörden, die OKR nicht als Methodenschmuck einführen wollen, sondern als Steuerungswerkzeug.

Warum ich

Zwei Gründe, und der erste ist der wichtigere.

Ich habe kein Interesse am Ergebnis. Ich verkaufe keine Server, keine Cloud, keinen Betrieb, keine Fachverfahren und keine Migrationsleistung, und ich bekomme von keinem Anbieter eine Provision. Wenn der Eigenbetrieb wirtschaftlicher ist, steht das so in meinem Bericht. Das klingt selbstverständlich, ist es aber nicht: Ein großer Teil der Beratung in diesem Feld kommt von Häusern, die anschließend die Umsetzung machen wollen. Ein Gremium merkt das, und deshalb glaubt es den Zahlen nicht.

Ich bringe die WiBe und OKR zusammen. OKR-Beratungen gibt es viele und WiBe-Berater einige, aber selten beides in einer Person. Der Grund ist banal. OKR-Coaches kommen meist aus der agilen Produktentwicklung und sind in der Logik der Wirtschaftlichkeitsbetrachtung fremd, während WiBe-Berater oft aus der Prüfung oder der Verwaltung kommen und mit OKR wenig zu tun hatten. Ich arbeite seit über zehn Jahren mit OKR und habe die WiBe einschließlich der Digitale-Rendite-Logik tief durchdrungen. Praktisch heißt das für Sie: Die Zahl, mit der Sie ins Gremium gehen, und das Ziel, an dem Sie danach gemessen werden, passen zusammen.

Wer ich bin

Mein Name ist André Claaßen und ich begleite seit über zehn Jahren Organisationen bei der Einführung von OKR. Ich bin Autor des Buches “OKR in der Verwaltung” und Podcast-Macher mit inzwischen mehr als 50 Folgen rund um OKR und agile Führung. Mein Fokus liegt auf der öffentlichen Verwaltung und das nicht aus Notwehr, sondern aus Überzeugung. Hier wird Wirkung gebraucht und hier ist sie selten messbar. Genau an dieser Stelle möchte ich einen Beitrag leisten.

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