2. Die Weltformel für gute Key Results Who Does What By How Much

Die Weltformel für gute Key Results

In einem Workshop fragte mich eine Sachgebietsleiterin: “Herr Claaßen, wir haben letztes Jahr 47 Schulungen durchgeführt. Ist das ein gutes Key Result?”

Ich stellte eine Gegenfrage: “Und was ist danach passiert?”

Stille. Dann: “Die Schulungen waren gut besucht.”

“Das freut mich”, sagte ich. “Aber machen die Teilnehmenden jetzt irgendetwas anders als vorher?”

Wieder Stille. Diesmal länger.

Output versus Outcome

Diese Szene erlebe ich oft. Teams zählen, was sie getan haben. Workshops durchgeführt. Formulare erstellt. Konzepte geschrieben. Das sind Outputs – Dinge, die wir produzieren und kontrollieren können. Aber die eigentliche Frage lautet anders: Hat sich dadurch etwas verändert?

Der englische UX-Experte Joshua Seiden hat diese Unterscheidung in seinem Buch “Outcomes Over Output”¹ auf den Punkt gebracht. Er argumentiert: Wir sollten nicht messen, was wir tun. Wir sollten messen, welches Verhalten sich dadurch ändert. Der Workshop ist der Output. Dass Mitarbeitende danach Anfragen schneller und freundlicher beantworten – das ist der Outcome.

Outputs kontrollieren wir. Outcomes nicht. Und genau deshalb sind Outcomes die besseren Key Results. Sie zwingen uns, über die eigentliche Wirkung nachzudenken. Sie machen ehrlich.

Die Formel

Wenn ich eine Weltformel für Key Results formulieren müsste, sähe sie so aus:

[Zielgruppe] + [Verhaltensänderung] + [von Baseline]**

→ [auf Zielwert]

Oder als Satz formuliert:

"[Wer] [macht was] – von [X] auf [Y]."

Die Weltformel für gute Key Results

Das klingt abstrakt. Wird aber sofort greifbar, wenn wir es durchdeklinieren.

Die Zielgruppe: Wessen Verhalten ändert sich?

Beginnen wir mit der Zielgruppe. Wessen Verhalten wollen wir eigentlich verändern? In der Verwaltung sind das oft Bürgerinnen und Bürger, manchmal Antragstellende, manchmal die eigenen Mitarbeitenden, manchmal andere Behörden. Ein Key Result ohne klare Zielgruppe misst ins Leere. “Die Bearbeitungszeit sinkt” – für wen? “Die Zufriedenheit steigt” – bei wem? Die Zielgruppe macht aus einer vagen Absicht ein konkretes Ziel.

Die Verhaltensänderung: Was tun Menschen anders?

Dann kommt die Verhaltensänderung – der Kern nach Seiden. Welches beobachtbare Verhalten ändert sich? Nicht: Was haben wir gebaut? Sondern: Was tun Menschen danach anders? Der Unterschied ist subtil, aber entscheidend. “Website ist live” beschreibt, was wir getan haben. “Bürgerinnen nutzen den Online-Service” beschreibt, was sich verändert hat. “Formular wurde überarbeitet” ist Output. “Antragstellende reichen vollständige Unterlagen ein” ist Outcome. “Schulung wurde durchgeführt” – Sie ahnen es – ist Output. “Mitarbeitende lösen Anfragen im Erstkontakt” ist Outcome.

Die Verhaltensänderung ist das Herz eines guten Key Results. Alles andere ist Buchhaltung.

Die Baseline: Wo stehen wir heute?

Nun zur Baseline. Wo stehen wir heute? Diese Frage klingt banal, ist aber oft unbequem. Denn sie zwingt uns, den Ist-Zustand zu kennen – und manchmal ist der ernüchternder, als wir dachten. “Wir wollen mehr Online-Anträge” ist ein frommer Wunsch. “Der Anteil der Online-Anträge steigt von 12% auf 30%” ist ein Key Result. Der Unterschied? Die Baseline. Sie macht aus Hoffnung Messung. Und allein das Ermitteln der Baseline ist oft schon ein Gewinn. Ich habe Teams erlebt, die beim Festlegen der Baseline zum ersten Mal verstanden haben, wo sie wirklich stehen.

Der Zielwert: Wo wollen wir hin?

Schließlich der Zielwert. Wo wollen wir am Ende des Zyklus sein? Der Zielwert sollte ambitioniert genug sein, um zu motivieren, und realistisch genug, um nicht zu frustrieren. Die Faustregel lautet: Wenn Sie das Key Result zu 70% erreichen, war es gut gesetzt. 100% bedeutet oft, dass Sie sich zu wenig vorgenommen haben. 30% bedeutet, dass etwas grundlegend nicht stimmt – entweder am Ziel oder am Weg dorthin.

Die Formel in der Praxis

Wie sieht das in der Praxis aus? Nehmen wir drei Beispiele aus der Verwaltung.

Ein Digitalisierungsteam möchte, dass mehr Bürgerinnen und Bürger ihre Anträge online abschließen. Das Key Result lautet: “Der Anteil der online abgeschlossenen Bürgerservices steigt von 12% auf 30%.” Die Zielgruppe sind die Bürgerinnen und Bürger. Die Verhaltensänderung ist das Online-Abschließen. Die Baseline liegt bei 12%, der Zielwert bei 30%. Das Team kann jede Woche prüfen, wo es steht. Und es wird schnell merken, ob die eigenen Maßnahmen wirken – oder ob die schicke neue Website niemanden interessiert.

Ein Personalbereich kämpft mit langen Einarbeitungszeiten. Das Key Result: “Neue Mitarbeitende fühlen sich nach 30 Tagen arbeitsfähig – von 45% auf 75%.” Hier ist die Verhaltensänderung subjektiv, aber messbar durch eine einfache Befragung. Das Team muss nicht raten, ob das Onboarding funktioniert. Es fragt nach. Und wenn die Zahlen nicht steigen, weiß es, dass es nachbessern muss – nicht erst nach einem Jahr, sondern nach dem nächsten Onboarding-Durchlauf.

Ein Bürgerservice will schneller antworten. Das Key Result: “Anfragende erhalten eine Erstantwort innerhalb von 48 Stunden – von 60% auf 90%.” Die Zielgruppe sind die Anfragenden. Die Verhaltensänderung – in diesem Fall eher eine Systemänderung – ist das Erhalten der Erstantwort. Die Baseline zeigt: 40% warten länger als zwei Tage. Das soll sich ändern.

Drei Beispiele, drei Muster. Alle messen Veränderung. Alle sind aus der Zukunft formuliert. Alle zeigen: So sieht Erfolg aus.

Der Seiden-Test

Bevor Sie ein Key Result finalisieren, empfehle ich Ihnen einen einfachen Test – ich nenne ihn den Seiden-Test. Stellen Sie sich die Frage: “Wenn wir alles tun, was wir geplant haben – welches Verhalten ändert sich dadurch bei unserer Zielgruppe?” Wenn Sie diese Frage nicht beantworten können, messen Sie wahrscheinlich Output statt Outcome. Dann haben Sie eine To-Do-Liste geschrieben, kein Key Result.

Die ehrliche Wahrheit

Ich will ehrlich sein: Nicht jedes Key Result lässt sich perfekt als Outcome formulieren. Manchmal fehlen die Daten. Manchmal ist der Weg zum echten Outcome zu lang für einen einzigen Zyklus. Manchmal muss man mit einem Zwischenschritt anfangen. Das ist in Ordnung.

Aber die Richtung stimmt. Je näher Ihr Key Result am echten Outcome ist, desto mehr lernen Sie daraus. Und Lernen – nicht das Abhaken von Zielen – ist der eigentliche Zweck von OKR.

Zurück zu meiner Sachgebietsleiterin aus dem Workshop. Nach einer kurzen Diskussion formulierte sie ihr Key Result um: “70% der Schulungsteilnehmenden wenden mindestens eine neue Methode regelmäßig in ihrer Arbeit an.” Das war kein perfektes Key Result. Aber es war ein Outcome. Und es war der Anfang eines anderen Denkens.