Die größte Bedrohung des breiten Einsatzes von KI in deutschen Verwaltungen ist nicht der Datenschutz, sondern es sind die Mitarbeiter selbst. Viele sehen in der KI eine direkte Bedrohung für ihre Aufgaben. Einen Teil dieser Befürchtungen teile ich.

Knapp ein Drittel der Mitarbeiter in Bremen sorgt sich, mit der KI nicht Schritt zu halten

In einer Praxisstudie der Universität Bremen und des Senators für Finanzen wurde im Juni und Juli 2025 die gesamte Kernverwaltung in Bremen und Bremerhaven befragt. Eingeladen waren 18.397 Beschäftigte, 3.690 haben den Fragebogen vollständig ausgefüllt. Ein Teil fürchtet um die eigenen Aufgaben, einige sogar um ihren Arbeitsplatz.

Knapp ein Drittel der Beschäftigten (30,64 Prozent) äußert die Sorge, beim Fortschritt von KI nicht Schritt halten zu können. Und mehr als jede und jeder Fünfte (20,52 Prozent) befürchtet, dass KI den eigenen Arbeitsplatz zumindest teilweise ersetzen könnte. (Prof. Dr. Dr. Björn Niehaves & Dr. Martin Hagen)

Überraschung: Alter, Geschlecht und Bildung haben kaum eine Auswirkung

Demgegenüber steht eine aufgeschlossene Mehrheit, die der KI aus eigenem Erleben heraus eine positive Rolle zuschreibt.

Was überrascht: Alter, Geschlecht und Bildungshintergrund spielen für die Bereitschaft zur KI-Nutzung keine wesentliche Rolle. Die Älteren und Jungen blicken ähnlich auf das Thema. Dass ältere Beschäftigte KI aussitzen, nennen die Autoren einen Mythos.

Aber wie real sind die Ängste? Aus meiner Sicht hat die öffentliche Verwaltung bezüglich

KI vernichtet keine Arbeit

Aus meiner Erfahrung heraus ist die Angst, durch KI seinen Arbeitsplatz zu verlieren, relativ unbegründet. Das hat mehrere Faktoren. Neben der Sicherheit des Arbeitsplatzes in der öffentlichen Verwaltung ist die Durchdringung der Digitalisierung in der Kernverwaltung gering.

Und das hat nichts mit KI zu tun, sondern mit dem Problem, dass die Aufgabenorientierung der Verwaltung schon immer zu starken Medienbrüchen geführt hat. Jede Fachabteilung ist ihr kleines eigenes Hoheitsgebiet. Daran beißt sich schon die klassische Digitalisierung seit 25 Jahren die Zähne aus.

Und vor Stellenverlust muss in der öffentlichen Verwaltung keiner Angst haben. Der demografische Effekt sorgt dafür, dass in den nächsten Jahren die Generation der Boomer geschlossen die Verwaltung verlässt. Es gibt mehr als genug Arbeit.

KI hat das Potenzial, die Arbeit in Behörden dramatisch zu ändern

Die andere Furcht ist aus meiner Sicht begründet und real. Die Angst vor einer starken Veränderung der Aufgabe. KI hat das Potenzial, die Arbeit in der öffentlichen Verwaltung massiv zu verändern.

In der klassischen Sachbearbeitung in der Verwaltung ist ein Großteil der Arbeit Bildschirmarbeit.

Es werden Daten erfasst, geprüft, entschieden, bewilligt und zurückgemeldet.

Von diesen Schritten kann KI, wenn man sie ließe, die meisten Schritte selbst ausführen. Aus der Entscheidung würde die Vorentscheidung werden, die nur noch bestätigt, so gut wie nie angepasst werden müsste. Das bedeutet, dass sich nach meiner Einschätzung mindestens die Hälfte dieser Arbeit verändern könnte.

Beispiel 1: Das intelligente Bauamt

Wenn wir eines Tages doch dahin kommen, KI nicht als Optimierung einer einzelnen Aufgabe, sondern als Verbesserung einer vollständigen Prozesskette zu sehen, ist das Potenzial noch deutlich größer.

Schauen wir auf den Bauantrag in einer Kommune mit Ämterbeteiligung. Der Bauantrag mit allen Informationen wird durch KI fachlich geprüft, die Ämter werden intelligent und sinnvoll und vollautomatisch beteiligt. Der Bauherr erhält in Echtzeit Informationen, kann sogar mit der KI der Verwaltung in Kontakt treten. Der gesamte Vorgang, inklusive Fristensteuerung, Kommunikation, fachlicher und rechtlicher Prüfung, lässt sich stark automatisieren.

Beispiel 2: KI in der Jugendhilfe

Ein anderes Beispiel könnte der Allgemeine Soziale Dienst im Jugendamt sein. Wenn KI dort massiv eingesetzt würde, würden sich viele Aufgaben im allgemeinen sozialen Dienst verändern. Ein Großteil der Dokumentationspflichten könnte entfallen und von der KI übernommen werden. Im Hintergrund könnte die KI anhand der Daten eigenständig Gefährdungspotenziale von Kindern und Jugendlichen einordnen. Prävention, Maßnahmen oder Wiedereingliederung könnten KI-gestützt erfolgen. Das geht hin bis zur kollegialen Fallberatung, bei der die KI eine sinnvolle Unterstützung sein kann.

Wir benötigen neue Kompetenzen

Kurz, die Arbeit mit und am Menschen könnte durch KI wieder in den Vordergrund gestellt werden, der „Papierkram" reduziert sich auf ein Minimum.

Und mit der Veränderung der Arbeit benötigen wir auch neue Kompetenzen und eine Veränderung der Zusammenarbeit. Die Bremer Studie nennt drei Hebel für die Akzeptanz: einen spürbaren Mehrwert, Vertrauen und Vorerfahrung, etwa durch private Nutzung, Schulungen oder erste Anwendungen im Beruf.

Insofern – und jetzt drehe ich hart zurück auf die Stadt Bremen – könnte ein wesentlicher Erfolgsfaktor zur Nutzung der KI in der Verwaltung die konsequente Mitarbeiterbeteiligung sein. Alle Ideen können nur mit Mitarbeitern und nicht gegen Mitarbeiter gemacht werden.

Jetzt sind Sie gefragt. Würden Sie diese Beispiele mitgehen? Was wären Ihre Beispiele für ein Utopia der KI?