Objectives & Key Results in der Öffentlichen Verwaltung

Vorhang auf für die Objectives & Key Results auf der Konferenz Forum Agile Verwaltung am 27.3.2020 in Ettlingen

Am 27.3.2020 war ich zu Gast auf der Konferenz Forum Agile Verwaltung 2020 in Ettlingen. Das Forum Agile Verwaltung ist ein ehrenamtlich geführter Verein mit dem Ziel, Ideen und Konzepte der Agilen Arbeit und des Lean Managements auf den Verwaltungskontext zu übersetzen um damit die Verwaltungsarbeit flexibler, sinnhafter und effektiver zu machen. Ja richtig, es geht auch um sinnhafte Arbeit.

Das macht der Verein mit zunehmenden Erfolg. Mittlerweile gibt es zwei Mal im Jahr stark besuchte Konferenzen und in diesem Jahr wurde der Workshop des Vereins auf der Konferenz Digitaler Staat mit großem Applaus der Teilnehmer gefeiert.

Agile Verwaltung und Politik - Impulse und Denkanstöße

Besonders interessant fand ich in Ettlingen den Vortrag “Agile Verwaltung und Politik - Impulse und Denkanstöße” von Thomas Michlund Ludger Wagner.

In ihrem Vortrag zeigten die beiden agile Methoden, die zu einer höheren Wirksamkeit und Umsetzungsqualität politischer Vorhaben im Zusammenspiel von Politik, Verwaltung und Bürgern führen können. Eine Methode, die Thomas Michl und Ludger Wagner vorstellten, möchte ich in diesem Artikel genauer beleuchten. Es geht um das Agile Zielsystem Objectives & Key Results.

Objectives & Key Results im Zusammenspiel mit der Politik

In ihrem Vortrag zeigten Thomas Michl und Ludger Wagner das Prozessmodell zur Entwicklung und Umsetzung von agilen Zielen, den Objectives & Key Results:

Was sind Objectives & Key Results? Kurz gesagt handelt es sich dabei um ein agiles Zielsystem, welches selbst auf grundlegenden Prinzipien basiert:

• Ausrichtung der gesamten Organisation auf gemeinsame Zeile
• Transparenz aller Ziele und Maßnahmen in einer Organisation
• Förderung der Selbstorganisation als Instrument zur modernen Mitarbeiterführung
• Verlagerung des strategischen Denkens von Output auf Wirksamkeit und Ergebnisse

Mit OKRs werden alle drei Monate neue Ziele für das anstehende Quartal festgelegt. Die Wirkung der Ziele (bzw. Objectives) wird über Kernergebnisse (Key Results) gemessen.

Selbstorganisation funktioniert auch in der Verwaltung

Im Unterschied zu klassischen Zielen, werden bei OKRs die Ziele nicht von oben nach unten vorgegeben. Ganz im Gegenteil, die Teams, Abteilungen oder Bereiche formulieren ihre Ziele weitestgehend selbst. Selbstorganisierte Ziele haben mehrere Vorteile. Zum einen werden die Kompetenzen des umsetzenden Teams genutzt und gleichzeitig wird die Motivation zur Zielerreichung gefördert, da die Ziele eigenständig entwickelt wurden.

Objectives & Key Results sind eine Medizin gegen die Verzettelung der Vorhaben

Nicht nur in der Wirtschaft, auch in der Verwaltung gibt es unzählige Vorhaben oder Projekte. Anlässe dafür gibt es genug. Oft sind es tagesaktuelle Ereignisse, bei denen die Politik die Verwaltung zum Handeln fordert. Beispiele dafür sind Projekte zur Standortentwicklung, zur Verwaltungsdigitalisierung oder zur immer schwierigeren Rekrutierung von Nachwuchskräften. Es gibt eigentlich immer genug zu tun.

Die Gesamtzahl der Projekte ist in einer Verwaltung oft unbekannt. Projekte gibt es meist isoliert in den Dezernaten, in Bereichen oder Fachämtern. Oft werden Projekte gar nicht Projekte genannt, obwohl die Tätigkeiten ein projektmässiges Vorgehen zwingend erfordern würden. Viele Projekte laufen über Jahre. So ist die Einführung einer E-Akte, die bereits seit über 10 Jahren durchgeführt wird, keine Seltenheit.

Drei Geschenke der Objectives & Key Results: Limitierung, Fokus und Wirkung

Damit Aufgaben, Projekte oder Vorhaben erfolgreich umgesetzt werden können, brauchen Sie ein Vorgehensmodell in der “organisatorischen Mitte”. Das ist der Bereich zwischen den strategischen Zielen und oberhalb des Tagesgeschäfts. Hier kommen die Objectives & Key Results ins Spiel und bringen drei Geschenke mit:

• Das Geschenk der Limitierung
• Das Geschenk der Fokussierung
• Das Geschenk der Wirksamkeit

1. Das Geschenk der Limitierung: Weniger ist schneller!

Das Geschenk der Limitierung ist in der Verwaltung weitestgehend unbekannt. Limitierung bedeutet, dass die Geschwindigkeit der Wertschöpfung zunimmt, wenn Sie an strategischen Stellen die Anzahl der gleichzeitig durchgeführten Arbeit reduzieren. Eine denkbare Limitierung wäre es beispielsweise, dass in einem Bereich niemals mehr als drei Projekte gleichzeitig laufen dürfen. Zum Umgang mit Engpässen und der Limitierung gibt es eine sehr spannende Theorie, die sich auf allen Ebenen der Verwaltung nutzen lässt: Die Engpasstheorie!

Objectives & Key Results unterstützen die Limitierung dahingehend, dass auf jeder Ebene der Organisation niemals nur eine geringe Zahl von Zielen gleichzeitig verfolgt werden darf. Ob es dann 2, 3, oder 5 parallele Ziele sind, hängt von der Leistungsfähigkeit und Struktur der Organisation ab. Aber wenn Sie konsequent die Anzahl von Zielen und Vorhaben limitieren, schaffen Sie eine Kultur der Ergebnisse und Resultate.

2. Das Geschenk der Fokussierung: Was ist jetzt gerade wichtig?

Die Politik beschäftigt sich oft mit tagesaktuellen Ereignissen. Im letzten Jahr war das Thema Bürgerbeteiligung wichtig, jetzt ist es das Klima, morgen die schwächelnde Wirtschaft oder gar eine aus China heranziehende Pandemie.

Die öffentliche Verwaltung hat aus meiner Sicht mehr Themen auf dem Tisch, als ein Konzern. Ein Grund dafür ist sicherlich, dass ein Wirtschaftsunternehmen unrentable Produkt abstoßen kann, während die Verwaltung per Gesetz Pflichtaufgaben hat. Und diese Pflichtaufgaben werden insbesondere bei den Kommunen tendenziell mehr.

Was benötigt wird ist Fokus! Objectives & Key Results sind das ideale Instrument, um auch in stürmischen Zeiten Fokus zu halten. Zum einen ist es so, dass die Ziele für ein Quartal stabil bleiben. Wenn die Ziele im nächsten Quartal neu angepasst werden, ist auch das nächste Quartal stabil. Objectives & Key Results sorgen dafür, dass trotz einer immer dynamischeren Außenwelt, eine hohe Anpassungsfähigkeit gewährleistet bleibt und trotzdem eine Steuerung der ruhigen Hand bei den Beteiligten wahrgenommen wird.

3 Das Geschenk der Wirksamkeit: Arbeit ohne Wirkung ist Verschwendung!

Ich möchte jetzt in diesem Artikel auf den letzten und aus meiner Sicht wichtigen Punkt der Wirksamkeit zu sprechen kommen. Dieses Beispiel mache ich jetzt an der Einführung einer elektronischen Akte in einer Hochschule fest.

In der Konferenz brachte Wolf Steinbrecher vom Forum Agile Verwaltung dazu ein schönes Beispiel. Eine Hochschule möchte den Prozess “Drittmittelantrag” digitalisieren. Welche positive Wirkung kann die Hochschule feststellen und messen? Das untere Beispiel ist fiktiv aber es zeigt, welche Ideen im kreativen Prozess im Team entstehen können. Wichtig ist, dass die Key-Results zur Wirkungsmessung eines Ziels, gemeinsam mit den Prozessbeteiligten erarbeitet werden.

Objective: Wir digitalisieren den Prozess “Drittmittelantrag”, so dass die lästigen Nach- und Zwischenarbeiten entfallen und der Prozess viel schneller wird.

• Kernergebnis 1: Die Anzahl der Nachbearbeitungsanfragen reduziert sich von X auf Y
• Kernergebnis 2: Die X Mitarbeiter im Fachbereich arbeiten ausschließlich mit dem neuen Prozess.
• Kernergebnis 3: Es werden keine Prozessschritte mehr über E-Mail durchgeführt.

In dem Beispiel habe ich bewusst exakte Zahlen weggelassen. Bei der Formulierung der Kernergebnisse (Key-Results) ist das immer der letzte Schritt. Das Schöne bei den Kernergebnissen ist es, dass im Team auch über konkurrierende Wirkungen nachgedacht werden kann. Beispielsweise ist es vielleicht nicht erwünscht, wenn sich die Arbeit vom System DMS ins System E-Mail verlagert. Das wird durch das Kernergebnis 3 festgestellt.

So steigen Sie in das Thema Objectives & Key Results ein:

Bei Objectives & Key Results empfiehlt es sich, klein anzufangen. Das Prinzip der agilen Zielentwicklung eigentlich einfach zu verstehen, die Umsetzung ist aber anspruchsvoll. Objectives & Key Results ähneln in dieser Hinsicht dem Spiel Schach. Wenn Sie an der Methode interessiert sind, sprechen Sie mich gerne einfach an unter info@andreclaassen.de.

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