OKR Podcast #44: 4 Dinge, die Du über OKR und SAFe 6 wissen solltest

OKR und SAFe 6.0 wurden neu integriert. Was ändert sich in der Integration von OKR in SAFe 6.0 und bei welchen 4 Punkten solltest du als OKR Coach aufpassen?

Vor wenigen Tagen wurde, ohne großes Aufsehen, die neue Version des Scaled Agile Frameworks for Enterprises (and Government) veröffentlicht. Die Unterschiede zwischen Version 5 und 6 sind erheblich und erfreulich. Insgesamt legt das Framework einen starken Schwerpunkt auf Flow und Business Value. Besonders interessant sind die Änderungen bezüglich der Integration von OKR. OKRs gab es bereits in SAFe 5.1, aber sie dienten bislang nur als Formulierungshilfe für strategische Initiativen. Ansonsten spielten sie innerhalb der eigentlichen Abwicklung in SAFe, beispielsweise im PI-Planning, keine Rolle. Das ändert sich jetzt in SAFe 6.1

Was ist anders mit OKR in SAFe?

Weiterhin bleibt die Anwendung von Objectives and Key Results (OKRs) ist in SAFe optional, aber es wird dringend empfohlen, sie zur Beschreibung von strategischen Themen im Portfolio zu verwenden. SAFe erachtet die Nutzung von OKRs in SAFe nur dann sinnvoll, wenn die Planung und Auslieferung von Werten inkrementell erfolgen. Nur so kann auf das kontinuierliche Feedback reagiert werden, was für den Fortschritt von OKRs essenziell ist.

Auch in SAFe gilt der Grundsatz: alles Outcome! Das bedeutet, dass die OKRs so erstellt werden, dass die Key Results gewünschte Ergebnisse oder Wirkungen aus Aktivitäten, also Outcomes beschreiben. Die Formulierung von Aktivitäten, Tasks oder Meilensteine wird in SAFe als schädlich erachtet.

Die Anwendung von OKRs in SAFe fällt in drei Hauptanwendungsfälle:

1. Verbesserung der strategischen Ausrichtung über ein SAFe-Portfolio
2. Definition von Geschäftsergebnissen (Business Outcomes) für Epics und schlanke Geschäftsfälle
3. Festlegung von Verbesserungszielen für die SAFe-Transformation

Auf diese drei Anwendungsfälle möchte ich jetzt näher eingehen. Fangen wir mit dem wichtigsten an.

Anwendung 1: Verbesserung der strategischen Ausrichtung über ein SAFe-Portfolio

SAFe empfiehlt (dringend) die Verwendung von OKRs zur Definition von strategischen Themenfeldern. Mit OKRs bietet sich eine effektive Möglichkeit, kritische und definierte Geschäftsziele zu definieren, zu organisieren und zu kommunizieren. Gerade der letztere Punkt ist meiner Praxis von erheblichem Nutzen.

Neu ist, dass die OKRs für strategische Themen auf die verschiedenen Ebenen der Wertschöpfung heruntergebrochen werden können, um eine effektive Ausrichtung zu gewährleisten. So können aus den strategischen Themen dedizierte OKRs für Value Streams und ARTs erstellt werden. Diese können insbesondere im PI Planning genutzt werden, um strategische Aussagen zu kommunizieren. Das ist ein Punkt, der mir immer in SAFe gefehlt hat.

Ein wichtiger Punkt bei der Anwendung von OKRs ist, dass sie eine Möglichkeit zur kontinuierlichen Messung des Fortschritts bieten und es der Organisation ermöglichen, die erforderlichen Korrekturmaßnahmen zu ergreifen oder Erfolge zu verstärken. Jedes Key Result ist messbar und sollte auf einer impliziten Skala, in der Regel in Prozent, bewertet werden. Da wir hier über die Anwendung von OKRs im strategischen Kontext reden, empfiehlt SAFe eine vierteljährliche Bewertung des Fortschritts. Wir haben also bei einer Kadenz von einem Jahr für strategische Initiativen exakt 4 Punkte, um zu lernen und zu reagieren.

Aber wie sieht es mit Epics und MVPs aus?

Anwendung 2: Definition von Geschäftsergebnissen für Epics und MVPs

Der zweite große Anwendungsfall für OKRs in SAFe ist die Definition von Geschäftsergebnissen (Business Outcomes) für Epics und MVPs. Hier dienen die OKRs ausschließlich dazu, für größere Vorhaben in SAFe messbare Ergebnisse zu formulieren und zu verifizieren. Diese Business Outcomes sind messbare Vorteile, die bei der Formulierung des Epics antizipiert werden und zur Überprüfung der Hypothesen herangezogen werden.

Aus meiner Sicht ist es wichtig zu wissen, dass Epics in SAFe nichts mit den ursprünglichen Epics aus dem Extreme Programming zu tun haben. Epics sind in Safe größere Initiativen, die mehrere Value-Streams und Arts umfassen können. Ursprünglich war ein Epic einfach eine größere User-Story, die im Laufe der Erkenntnis und Arbeit kleiner geschnitten wurde, bis sich das Epic ganz auflöste.

Dennoch finde ich die Idee, Business Outcomes messbar zu machen gut und nutze auch in meiner Praxis OKRs exakt so, beispielsweise zur Formulierung von Outcomes bei Projekten.

Anwendung 3: Festlegung von Verbesserungszielen für die SAFe-Transformation

Der dritte große Anwendungsfall von OKRs in SAFe dient der Formulierung von Verbesserungszielen für die SAFe-Transformation. Diesen Ansatz finde ich besonders spannend, denn eine große Transformation, insbesondere eine Transformation mit SAFe, sollte zwangsläufig bewertet werden können. Die Frage lautet, ob die gewünschten organisatorischen Fähigkeiten sich einstellen oder nicht.

Hier unterscheidet SAFe drei typische Kategorien, in denen Transformations-OKRs üblicherweise eingestellt werden:

• Verbesserung der Qualität der Arbeit,
• Verbesserung des Time-to-Market und
• Verbesserung der Vorhersehbarkeit des Erfolges von Geschäftsaktivitäten.

Vorsicht Falle: PI Objectives und OKRs sind völlig unterschiedliche Dinge

Ein wichtiger Punkt bei der Anwendung von OKRs in SAFe ist, dass OKRs nicht als Ersatz für PI-Objectives verwendet werden sollten. PI-Objectives sind Ziele, die von einem Team während des PI-Plannings formuliert werden, und dem geplanten Inhalt mehr Struktur geben. SMART PI-Objectives können in der Regel in einem einzigen Satz oder einer Phrase ausgedrückt werden, während OKRs tiefgehender sind und mehr Zeit für Diskussionen und Schreibarbeit erfordern. Die für die Formulierung von hochwertigen OKRs erforderliche Zeit, steht den Teams im Rahmen eines PI-Plannings nicht zur Verfügung.

Meine Sicht auf die Integration von OKR in SAFe 6.0

Obwohl ich eine differenzierte Sicht auf SAFe habe und grundsätzlich das skalierte Framework im Widerspruch zu einer schlanken und effektiven Organisation sehe, gefallen mir die vorgeschlagenen Änderungen. Mir gefällt, dass die Integration von OKR und SAFe so gestaltet wurde, dass bestehende Konzepte ausgebaut und sinnvoll ergänzt wurde.

Hier sind meine 4 Punkte, die ich bei der Integration von OKR in SAFe sehe:

Punkt 1: Der OKR-Prozess findet in SAFe nicht statt

Es gibt in SAFe keinen OKR-Prozess. Es gibt in SAFe kein OKR-Planning, kein Alignment und kein OKR-Weekly. Der OKR-Prozess bleibt in SAFe außen vor. Für mich ist das nachvollziehbar, weil SAFe mit Sicherheit nicht noch weitere Events benötigt.

So würde auf der Team-Ebene das OKR-Planning in Konkurrenz zum PI-Planning stehen. Statt, wie beim PI-Planning, über einen langen Zeitraum (teilweise 180 Tage) eine Planung aufzustellen, würden es reichen, die wichtigsten Business Outcomes als OKR zu formulieren. Alles andere kann im Sprint- (oder Iteration-) Planning erfolgen. Das große PI-Planning, mit seinem großen organisatorischen Aufwand könnte daher streng genommen entfallen, da bei OKR das Alignment einfacher und asynchroner erfolgen kann.

Punkt 2: OKRs dienen in SAFe weiterhin hauptsächlich als Kommunikationsmittel

Dieser Aspekt gefällt mir außerordentlich gut. Mit OKRs wird aus meiner Sicht ein großes Dilemma bestehender SAFe-Organisationen gelöst. Man stelle sich vor, es gab ein großes PI-Planning und es konnte passieren, was nicht selten vorkam, dass die wichtigsten strategischen Kernbotschaften luftig und ungreifbar blieben. Ich halte OKRs bei großen SAFe-Organisationen nicht nur auf der strategischen Portfolioebene, sondern insbesondere auch auf der ART-Ebene von außerordentlicher Bedeutung. Was für einen Sinn ergibt ein Großgruppenevent, wenn die strategische Intention unklar ist? Daher gefällt mir die Nutzung von OKR an dieser Stelle in SAFe sehr gut.

Punkt 3: OKRs zur Beschreibung von Business-Outcomes ist eine gute Idee

In SAFe sind Epics, seien wir ehrlich, nichts anderes als größere Projekte und Vorhaben. Ein Epic in SAFe ist mit außerordentlicher Investition verbunden. Und daher halte ich es für richtig, wenn als Gegenstück zur User Story, das Business Outcome mit messbaren Kriterien verbunden sind. Die Formulierung von OKRs für die Business Outcomes in Epics und MVPs sind Kriterien, an denen Business Hypothesen gemessen werden können. Ich bin ein Fan dieser Form zu denken. Gut gemacht, SAFe.

Punkt 4: Die Nutzung von OKRs für die Transformationsarbeit ist konsequent

Auch das ist ein Punkt, mit dem ich mich sehr anfreunden kann. Es macht völlig unabhängig von SAFe immer Sinn, die Hypothesen, die mit einem Veränderungsprojekt verbunden sind, über OKRs zu messen. Ja, auch Veränderungsarbeit ist messbar. Die in SAFe formulierte Einengung auf drei Aspekte der Transformation, also Qualität, Time-2-Market und Business Vorhersagbarkeit, sind im Kontext von SAFe vielleicht hilfreich. Es könnten aber auch ganz andere Punkte sein.

Mein Resümee

Ich halte die Einbettung von OKR in SAFe halte ich insgesamt für gelungen. Und warum sollten nicht einzelne Teams, auch in einer SAFe Organisation, ihre OKR für die eigene Verbesserung ihrer Arbeit und Zusammenarbeit nutzen? Da spricht aus meiner Sicht nichts dagegen.

Weitere Informationen zu OKR in SAFe 6.0: https://scaledagileframework.com/okrs/