OKR des Tages: Haushaltskonsolidierung
Hintergrund: Bertelsmann-Studie zeigt dramatische Haushaltssituation in Kommunen auf.
Eine neu veröffentlichte Studie der Bertelsmann-Stiftung zeigt, dass die finanzielle Situation in den Kommunen so prekär ist wie nie zuvor. Die Schuldenlast hat sich allein im vergangenen Jahr verdreifacht! Die Gründe sind unter anderem hohe Personalkosten, Inflation und natürlich sinkende Steuereinnahmen. Im Ergebnis müssen die Kommunen freiwillige Aufgaben reduzieren, aber auch Schulen und Kitas werden darunter leiden.
Die Bertelsmann-Stiftung sagt, dass Kommunen das Problem nicht allein ohne Hilfe von Bund und Ländern lösen können.
Das ist richtig, aber einen Beitrag können die Kommunen leisten und OKR ist dabei eine große Hilfe.
Objectives & Key Results (OKR) zur Haushaltskonsolidierung
OKR ist eine agile Strategiemethode, bei der Ziele in eine Mini-Vision (das Objective) und messbare Kernergebnisse (den Key-Results) unterteilt werden. Diese Ziele werden in kürzeren Etappen (beispielsweise 3 - 4 Monaten) verfolgt. Diese kurzen Etappen führen zu schnelleren Lernschleifen und helfen dabei, anfassbare Zwischenziele zu formulieren.
OKR besitzt zudem vier „Superkräfte“, die bei der Haushaltskonsolidierung helfen können.
Die Fantastischen Vier
Diese „Superkräfte“ sind Fokus, Transparenz, Verbindlichkeit und Zusammenarbeit. Schauen wir uns diese vier Aspekte näher an.
Fokus: Der Haushalt ist ein strategisches Thema und betrifft alle Bereiche einer Verwaltung. Dieses Thema muss strategisch als Schlüssel formuliert werden, gerne auch als strategisches Zielfeld im KGST-Steuerungsmodell. Finanzen sind ein Fokusthema, und OKR unterstützt dabei, dieses Fokusthema sichtbar zu halten und umzusetzen.
Transparenz: Transparenz in Kommunen und Behörden ist anders zu organisieren als beispielsweise in einem Start-up. Transparenz ist für den Erfolg eines strategischen Ziels wichtig. Es reicht aber, dass nur die handelnden Personen, die mit dem Thema befasst sind, volle Transparenz über alle Zahlen haben. OKR als Methode unterstützt dabei, die Ziele der Konsolidierung in diesem Vertrauensraum vollständig sichtbar zu halten.
Verbindlichkeit: Verbindlichkeit entsteht nicht durch Weisungsbefugnisse, sondern erfordert eine offene und vertrauensvolle Zusammenarbeit. Verbindlichkeit entsteht, wenn die Menschen in den Fachbereichen die Ziele selbst ausgestalten. Anders funktioniert es leider nicht.
Zusammenarbeit: Haushaltskonsolidierung ist kein Spiel, das isoliert voneinander gespielt werden kann. Das Spiel wird nur gemeinsam gewonnen. Das bedeutet, dass die beteiligten Fachbereiche an einem Strang ziehen müssen und sogar gemeinsame Ziele erarbeitet werden. Ein Beispiel: Effizienz erfordert Digitalisierung und Investitionen erfordern eine Wirtschaftlichkeitsbewertung. Dann können diese sogar in einer Haushaltssicherung umgesetzt werden. Hier können Finanzen, IT und Fachbereich zusammen agieren.
Konkrete Beispiele für OKR
Hier sind ein paar konkrete Beispiele, wie OKR in der Verwaltung bei der Haushaltskonsolidierung funktionieren könnte. Diese Beispiele sind bewusst fiktiv gehalten, geben aber einen Eindruck von der Methode.
Beispiel 1: Verwaltungsebene
Objective: Unsere Kommune konsolidiert den Haushalt nachhaltig und stärkt zugleich ihre Handlungsfähigkeit.
Key Results:
- Wir reduzieren das Haushaltsdefizit gegenüber dem Vorjahr um 15 %.
- 100 % der Fachbereiche haben bis Q3 eigene Konsolidierungsmaßnahmen mit messbarer Wirkung identifiziert.
- Wir senken die freiwilligen Ausgaben um mindestens 10 % ohne Qualitätsverluste in den Pflichtaufgaben.
- Wir kommunizieren alle Maßnahmen nachvollziehbar und transparent für Bürger*innen und Gremien (z. B. über eine konsolidierte Infografik).
Beispiel 2: Bürgerservice
Objective: Wir senken die Betriebskosten im Bürgerservice, ohne die Servicequalität zu verringern.
Key Results:
- Wir erhöhen die Online-Nutzungsquote bei Meldeangelegenheiten von 10 % auf 30 %.
- Wir senken die Sachkosten (z. B. Porto, Papier, Ausdrucke) um 30 %.
- Die durchschnittliche Wartezeit im Amt bleibt unter 15 Minuten.
Beispiel 3: Wirtschaftsförderung
Objective: Wir tragen zur Haushaltskonsolidierung bei, indem wir Förderprogramme effizienter steuern.
Key Results:
- Wir senken die Bearbeitungszeit für Förderanträge um 20 %.
- Wir identifizieren 2 Landes- oder Bundesprogramme zur Gegenfinanzierung eigener Fördermittel.
- Wir erhöhen die Anzahl erfolgreicher Förderbescheide um 10 %.
Agile Zusammenarbeit mit OKR
All diese Beispiele sind fiktiv, zeigen aber, dass eine Strategie gefolgt von einem agilen Zielsystem eine wertvolle Unterstützung in einem schwierigen Thema sein kann. Wichtig ist der Punkt Kommunikation. Dieser Punkt ist erfolgskritisch. Die Kommunikation muss nach innen und außen erfolgen. Intern sichtbare OKRs tragen maßgeblich zur Kommunikation bei.
Link auf die Bertelsmann-Studie: https://www.bertelsmann-stiftung.de/de/themen/aktuelle-meldungen/2025/juli/kommunale-finanzen-groesstes-defizit-in-der-geschichte-der-bundesrepublik
