OKR in der Verwaltung: Wirkung auf Augenhöhe
Das Zusammenspiel zwischen Politik, Verwaltung und Stadtgesellschaft ist komplex. Neben den vielfältigen Themen der politischen Gestaltung und Willensbildung gibt es in der Kommunalverwaltung eine Organisation, die regelgetrieben und eine natürliche Resilienz gegenüber Veränderungen hat.
Das ist gut und schlecht zugleich.
Selbstverständlich benötigen wir in der Verwaltung funktionierende und strukturierte Prozesse, aber wir benötigen auch Antworten auf komplexe Fragen unserer Zeit: Haushalt, Demografie, Stadtentwicklung, Wohnungssituation, Infrastruktur, Migration usw. All diese Themen sind komplex. Es gibt keine einfachen Rezepte oder Blaupausen.
Agile Steuerung mit Objectives & Key Results (OKR)
Das agile Zielsystem Objectives & Key Results (kurz OKR) wurde ursprünglich in Technologieunternehmen wie Intel & Google erfunden. OKR war eine Antwort auf die hohe Dynamik im Technologiesektor. Mittlerweile wird OKR zunehmend in der öffentlichen Verwaltung eingesetzt: von Bundesministerien bis hin zur Kommunalverwaltung.
OKR steht für Ziele und Kernergebnisse. Aber was macht OKR spannend für die Kommunalverwaltung und wodurch unterscheidet sich OKR von klassischen Zielsystemen?
Hier sind die wichtigsten Punkte zu OKR:
- Schnelle Zyklen: Ziele werden in kurzen, agilen Zyklen von drei bis vier Monaten verfolgt. Dadurch wird schneller gelernt, aber zugleich bleibt genug Zeit für Umsetzung und Erfolg.
- Mehr Zusammenarbeit: Bei OKR geht es immer um die Zusammenarbeit. Zusammenarbeit wird im Englischen auch als Alignment und ermöglicht die Lösung von Problemen über Fachbereichsgrenzen hinweg.
- Eigenverantwortung: Da die Ziele eigenverantwortlich erstellt werden, ist die Verbindlichkeit und Verantwortung in den Teams höher. OKR stärkt die Eigenverantwortung und bringt sogar ein wenig Unternehmergeist in die öffentliche Verwaltung.
- Mehr Transparenz: Alle Ziele sind in der Organisation für jeden sichtbar. Die Transparenz dient nicht der Erfolgskontrolle, sondern der Kommunikation und dem Verständnis der Themen untereinander.
- Weniger ist mehr: Es werden in einem Zyklus nur wenige Ziele umgesetzt. Das sorgt für Fokus und das finde ich wichtig, die bewusste Reduktion sorgt für Ergebnisse. Wenn ich mich auf wenige Themen vollständig konzentrieren kann, steigt die Erfolgswahrscheinlichkeit.
- Wirkung statt Abhaken: OKR betont die Wichtigkeit von Wirkungszielen: Der messbare Erfolg ist wichtiger als die Erledigung von Aufträgen. Klingt wie ein Widerspruch, ist aber für die ideenreiche Lösung von Problemen unfassbar wichtig.
Kurz: OKR ist die agile Steuerungsantwort auf die Probleme unserer Zeit. Oder anders gesagt: OKR ermöglicht das strategische Denken und Handeln auf jeder Ebene der Verwaltung.
Und ist es zugleich nicht ein schöner Gedanke, wenn jeder Mitarbeitende der Verwaltung auch eine Strategin oder Stratege sein darf. Lassen Sie sich überraschen.
Ein paar Fragen und Antworten
Müssen alle Fachbereiche mit OKR arbeiten?
Nein, bei der Einführung empfiehlt es sich, OKR zunächst auf die wichtigsten Handlungsfelder zu beschränken, beispielsweise im Haushalt oder in der Digitalisierung.
Welche Beispiele gibt es für OKR in der Verwaltung?
Ich bin sicher, es gibt bereits sehr viele Beispiele, aber hier sind ein paar, die ich kenne.
- Stadt Freiburg und Köln: Smart City Vorhaben und Wirkungsmessung
- Stadt Göppingen: Digitalisierung der Binnenverwaltung.
- Landschaftsverband Westfalen Lippe: Unterstützung der Organisationsentwicklung.
- Auswärtiges Amt: Umsetzung der Digitalisierungsstrategie.
- BMUV: Entlastung der Mitarbeiter in der strategischen Arbeit mit OKR-Light.
Welche Themen eignen sich besonders für OKR?
Grundsätzlich eignet sich OKR für alle Themen, die einen strategischen Bezug haben oder eine Veränderung darstellen. OKR kann für die gesamte Verwaltung oder für einen Fachbereich genutzt werden.
Folgende Themen sind Beispiele für die Nutzung von OKR:
- Veränderungen in der IT-Organisation
- Haushaltskonsolidierung
- Stadtmarketing und Wirtschaftsförderung
- Verwaltungsdigitalisierung
- Prävention und Organisation in den Sozialräumen der Jugendhilfe
Die Liste kann eigentlich beliebig fortgesetzt werden.
Wann sollte OKR in der Verwaltung nicht eingesetzt werden?
OKR setzt voraus, dass es Klarheit über strategische Vorhaben gibt. Ohne Strategie, besser kein OKR. Und eine gute Strategie ist immer eine Antwort auf eine konkrete Herausforderung.
OKR sollte nur für Veränderungen eingesetzt werden. OKR eignet sich nicht, um im Klein-Klein-Prozess in der Sachbearbeitung zu optimieren.
OKR erfordert auch, dass in der Verwaltung eine Kultur des Lernens und zugleich des Experimentierens möglich ist. Fehler dürfen gemacht werden, damit gelernt werden kann.
OKR arbeitet deshalb mit kleinen und schnellen Zyklen, damit Fehler schnell korrigiert werden können.
OKR stellt die Zusammenarbeit auf neue Beine
OKR ist eine Lösung, die Zusammenarbeit zwischen Verwaltungsleitung und Verwaltung auf neue Beine zu setzen. Auf Augenhöhe, wirksam und menschenorientiert.
Ich zeige gerne, wie OKR funktioniert.
