OKR Podcast #40: Die 3 Phasen der OKR-Einführung

Das agile Managementsystem OKR (Objectives & Key Results) ist gegenwärtig in aller Munde. Neben vielen Erfolgen von OKR gibt es aber auch Unternehmen, die unter einer nicht optimalen Nutzung von OKR leiden¹. In diesem Artikel zeige ich, wie du die Einführung von OKR strukturiert durchführen kannst.

Die Einführung von OKR (Objectives & Key Results) kann in drei Phasen unterteilt werden: Vorbereitung, Umsetzung und Optimierung².

Vorbereitungsphase

Eine OKR-Einführung ist insbesondere dann erfolgreich, wenn diese gut vorbereitet ist. Dafür dient die Vorbereitungsphase, die idealerweise 90 Tage vor Beginn der Umsetzungsphase gestartet wird. Die Vorbereitungsphase ist essenziell, denn es geht darum, die Grundlagen für die OKR Einführung zu schaffen und eine Struktur für die spätere Einführung zu erarbeiten.

Typische Klärungsfragen in der Vorbereitungsphase

Schauen wir auf die Grundlagen. Zu den Grundlagen gehört die Klärung einiger Fragen:

• Wozu wird OKR genau eingeführt? Welches Problem soll gelöst werden? Ist dieses Problem komplexer oder komplizierter Natur?
• Wer ist der Sponsor, also der Top-Verantwortliche für die Einführung von OKR?
• Wie sieht es mit dem Reifegrad der Organisation aus, wenn ein agiles Werkzeug eingeführt wird?
• Gibt es konkurrierende Veränderungsinitiativen?
• Gibt es bereits Erfahrungen mit Zielsystemen?
• Welche Einführungsstrategie soll gewählt werden?
• Wie sehen die Unternehmensziele und die Unternehmensvision aus?
• Wie kann der Nutzen von OKR messbar erkannt werden?

Zur Klärung dieser Fragen gibt es zwei Workshop-Formate, die ich dir hier vorstellen möchte.

Der Foundation-Workshop

Diese Fragen und weitere Fragen lassen sich am besten in einem Foundation-Workshop klären. Der Foundation-Workshop dient dazu, in der Tiefe auf die Grundlagen und Ideen der OKR Einführung einzugehen. Oft ist es so, dass bei den Beteiligten sehr unterschiedliche Vorstellungen über die Natur von OKR herrschen. OKR ist kein Framework zu Unternehmenssteuerung und auch kein Betriebssystem, sondern dient der agilen Strategiearbeit in komplexen und dynamischen Umfeldern.

Lücken, wie eine unklare oder nicht passende Strategie, sollten vor Einführung von OKR geschlossen werden.

Meiner Erfahrung nach sollte für den Foundation-Workshop Zeit eingeräumt werden. Ideal sind 8 Stunden unter Beteiligung der Geschäftsführung, der Personalabteilung und des Change-Teams.

Aus dem Foundation-Workshop entstehen in der Regel einige Hausaufgaben oder Aha-Momente, die zwingend vor dem nächsten Schritt zu klären sind. Eine häufige Hausaufgabe ist insbesondere die Erarbeitung eines strategischen Narratives, für die Arbeit mit OKR. Also einer klaren Geschichte, welche Veränderung mit OKR bewirkt werden sollen. Dieses Narrativ kann beispielsweise mit einem Moal-Picture konkretisiert werden.

Der Architektur-Workshop

Nach dem Foundation-Workshop ist klar, welche grundsätzliche Einführungsstrategie für OKR gewählt worden sind. Im Architektur-Workshop geht es darum, diese Einführungsstrategie zu konkretisieren. In Architektur-Workshop werden folgende Punkte geklärt.

• Konkretisierung der Einführungsstrategie durch eine Roadmap zur Einführung von OKR.
• Terminierung der vorbereitenden Trainings und des Kompetenzaufbaus für die Führungsebene, OKR-Master und die Einführungsteams.
• Konkretisierung der Ausprägung von OKR: Freiheitsgrade, Limitierungen, Kadenzen etc.
• Konkretisierung aller Termine für den ersten Zyklus.
• Kommunikation und Wissensmanagement für OKR.
• Artefakte und Materialien
• Beteiligung der Führungsebene an dem gesamten Prozess.
• Change-Team zur Begleitung der Einführung von OKR.

Der Architektur-Workshop schafft alle organisatorischen Grundlagen für den ersten Zyklus und macht eine sinnvolle Umsetzungsphase erst möglich.

Umsetzungsphase

Die Umsetzungsphase dient dazu, das generelle Vorgehen zur Einführung von OKR umzusetzen. Ich empfehle, auch die Umsetzungsphase zu modularisieren. Dazu bieten sich die Zyklen von OKR gut an. Wenn du mit einem 90-Tage-Zyklus startest, dann sollte auch der „Rhythmus“ der Transformation zu OKR exakt 90 Tage haben. Ich lege Wert auf den ersten Zyklus. Dieser erste Zyklus „Pilot-Zyklus“ wird gerne mit einem Pilot-Team oder in einem Pilotbereich gemacht. Der erste Zyklus ist auch eine Simulation, wie OKR später im gesamten Unternehmen „gelebt“ werden soll. Das bedeutet, dass alle Phasen von OKR durchgespielt werden:

• OKR Planning
• OKR Alignment (oder Drafting)
• OKR Check-ins
• OKR Review
• OKR Retrospektive

Keine Einführung von OKR ohne Trafo-Team

Ich empfehle diese OKR-Events in der Umsetzungsphase zusätzlich von einem Transformationsteam (Trafo-Team) begleiten zu lassen³. Auch das Trafo-Team sollte analog zu OKR angelehnt sein. Es gibt einen Trafo-Owner und ein Trafo-Team, dass die Veränderung unterstützt und begleitet. Der Trafo-Owner ist der Verantwortliche der Transformation und erster Ansprechpartner des Hauptsponsors der Veränderung.

Dieses Trafo-Teams hat eigene Workshops, die analog der Pilotierung laufen.

• Trafo Planning – Was wollen wir in der nächsten Trafo-Phase (90-Tage) erreichen? Auch die Change-Themen können als OKRs formuliert werden?
• Trafo Check-in – Wie läuft die aktuelle Trafo-Phase?
• Trafo Review – Wie bewerten wir die Ergebnisse der Transformation?

In Abhängigkeit der gewählten Einführungsstrategie, unter Berücksichtigungen der Ergebnisse der Transformation, kann die Umsetzungsphase mehrere Zyklen umfassen.

Optimierungsphase

Die Optimierungsphase schließt an der Umsetzung der OKR-Einführung an. In der Optimierungsphase wird ähnlich wie in der Umsetzungsphase die Nutzung von OKR reflektiert und bezüglich ihres Wertes und Nutzen angepasst. Organisationen sind lebendige Gebilde und so ist auch die Nutzung eines agilen Werkzeuges wie OKR einer Dynamik unterworfen. Ich kenne kein Unternehmen, dass OKR als Blaupause benutzt und unverändert lässt. So ist auch OKR einer Weiterentwicklung stetigen unterworfen.

Ich empfehle, dass sich alle OKR Master in einer Organisation zu einer Community of Practice (CoP) zusammenschließen. Das ist ein selbstorganisierter Zusammenschluss aller OKR Master mit dem Ziel, OKR in der Gesamtunternehmung zum Nutzen aller weiterzuentwickeln. Die CoP der OKR Master löst das Trafo-Team sukzessive ab.

Resümee

Die Einführung von OKRs kann eine Herausforderung sein, aber wenn sie richtig umgesetzt wird, wird sie zu einer deutlichen Verbesserung der Effektivität, Selbstorganisation und Zielerreichung im Unternehmen führen.

Call to Action

Wenn du die Einführung von OKRs in Ihrem Unternehmen planst, solltest du dich intensiv mit den einzelnen Phasen auseinandersetzen und sicherstellen, dass alle Beteiligten in den Prozess eingebunden sind.

Falls du Interesse an der Einführung von OKR hast, spreche mich gerne an unter info@andreclaassen.de oder buche hier ein völlig unverbindliches Kennenlerngespräch: https://calendly.com/andreclaassen/30min