Das perfekt visualisierte Dashboard

Für die Arbeit mit OKRs im Team empfehle ich ein visuelles Dashboard und kein Tool. Tools vermindern Innovation, Kommunikation und Zusammenarbeit. Daher sage ich ganz klar: Widersteht der Versuchung, sofort ein OKR-Tool für euren OKR-Prozess einzuführen. Widersteht der Versuchung, euer bestehendes Projekttool mit einem Plug-Ins für OKRs zu erweitern. Ihr schafft Komplexität, die euch von der Zielerreichung der OKRs abhält ¹.

In diesem Artikel zeige ich, wie eine Visualisierung von OKRs für ein Team mit einem ganz einfachen haptischen oder elektronischen Board aussehen kann. Mit diesem Board bzw. dem Grundmuster habe ich gute Erfahrungen gemacht habe.

Welche Vorteile hat ein visuelles OKR Dashboard?

Hier sind meine Gründe, warum ihr mit einem haptischen oder virtuellen Whiteboard starten solltet:

• Falls ihr ein tägliches Stand-Up oder einen Weekly Check-In durchführt, gibt es für die Kommunikation über die Ziele nichts besseres, als ein visuelles Board im Raum. Das gilt natürlich auch für ein virtuelles Stand-Up mit einem Konferenztool.
• Ihr könnt das Board für euren eigenen Prozess und eure aktuellen Anforderungen völlig frei gestalten. Der Fantasie sind keine Grenzen gesetzt. Tobt euch aus!
• Ein haptisches Board strahlt die Informationen in den Raum aus. Die Ziele und der Fortschritt sind nicht nur für das Team, sondern für alle anderen Menschen unmittelbar sichtbar.
• Ihr könnt eure OKRs sofort mit bestehenden Tools kombinieren und auf einer Tafel eine integrierte Sicht der wichtigsten Daten schaffen.
• In der Einführungsphase von OKRs wisst ihr noch nicht, was in eurem Kontext an Informationen wirklich benötigt wird. Die Nutzung einer Software reduziert das Denken auf die Strukturen der Software. Besser ist es, wenn ihr erst einmal Erfahrungen mit OKRs sammelt und später basierend auf diesen Erfahrungen ein Tool anwendet.

Das OKR-Dashboard als Gesamtkunstwerk

Das folgende Bild zeigt das visuelle OKR-Dashboard ingesamt.

Es enthält folgende Bereiche:

• Einen Bereich für die OKR-Liste und das “Objective 0”
• Den Arbeitsbereich für Initiativen, Projekte und Aufgaben
• Den Gewohnheits-tracker für erfolgskritische Gewohnheiten.
• Einen Bereich für Company-Bets (Unternehmensziele oder Unternehmenswetten) oder allgemeine Informationen.

Ich gehe jetzt auf die Einzelheiten ein.

Die OKR Liste

Für den Bereich der Ziele, also der Objectives & Key Results, ist der linke Bereich des Boards reserviert. Die Ziele sollen den Prozess führen und da wir alle in westlichen Kulturen von links nach rechts lesen, solltet ihr auch das Board mit euren Zielen visuell starten.

Alle Objectives sind priorisiert. Das bedeutet, dass ein Objective, das links auf dem Board angeordnet ist, wichtiger ist, als ein folgendes weiter rechts liegendes Objective. Die Priorisierung von Objectives empfehle ich sehr, um bei mehreren Objectives die Energie des Teams immer auf das wichtigste Objective zu legen. Erst wenn ihr das wichtigste Objective bedient habt, geht es weiter mit dem nächsten Objective. Ideal ist es sogar, nur ein Objective zu haben, denn die OKRs sollen die Arbeit fokussieren und nicht den Variantenreichtum der bestehenden Projekte abbilden.

Zu jedem Objective gibt es eine Zielbeschreibung als Objective-Story.

Tipp für die Arbeit im Tagesgeschäft: “Objective 0”

Für die Abbildung des Tagesgeschäfts habe ich einen Tipp. Nutze dafür das “Objective 0”. Das “Objective 0” soll nicht die Aufgaben des Tagesgeschäfts abbilden, sondern es schafft Freiräume für deine eigentlichen Ziele. Das Objective-0 ist also eine Art “Antiziel” wo ihr Themen reinpackt, die euch von der Zielerfüllung abhalten.

Die Key Results

Zu jedem Objective gibt es ein oder mehrere Key Results oder Schlüsselergebnisse. Jedes Key-Result besteht aus der üblichen Zielbeschreibung mit dem quantitativen Messwert. Die Key Results geben an, wie stark der Grad der Zielerreichung zum Objective ist. Unterhalb des Key Results empfehle ich pro Woche ein Kästchen zum Abhaken anzulegen gefolgt von der Angabe des Fortschritts in Prozent. Wenn euer OKR-Zyklus 12 Monate dauert, dann legt ihr 12 Kästchen an.

Protokollierung des Confidence-Levels

In den 12 Kästchen protokolliert ihr jede Woche bei eurem Wochen-Check-In eure Zuversicht, ob ihr das Key-Result erreichen könnt. Nutzt gerne für die Protokollierung der Zuversicht einfache Symbole. Beispielsweise könnte ein grünes, gelbes, oder rotes Smiley eure Zuversicht als Ampel ausdrücken. Ein grüner Haken zeigt, dass das Key-Result erledigt wurde. Ein rotes Kreuz bedeutet, dass ihr die Arbeit an dem Key-Result eingestellt habt.

Mein Tipp: Schafft euch eure eigenen Icons, mit denen ihr eure Zuversicht bildhaft ausdrückt.

Protokollierung des Fortschritts am Key-Result

Rechts neben den Kästchen für den Confidence-Level, gebt ihr den Fortschritt zum Ziel in Prozent an. Beim Fortschritt bin ich übrigens kein Freund der Stretch-Goals von Google mehr, bei denen 70 % erreichte Key Results als erfüllt gelten. Arbeitet lieber mit einem eigenen Zielkorridor, der für euch ein erfülltes Ziel anzeigt.

Die Mitte gehört dem Kanban-Board für Initiativen und Aufgaben

Initiativen und Aufgaben treiben deine Key Results. Die Amerikaner sagen, dass erst deine Aktivitäten zum “Moving the Needle”, also zur Bewegung der Nadel auf dem Messinstrument führten. Daher kombiniere ich ein OKR Board grundsätzlich mit einem Kanban- oder Aufgaben-Board. Ich benutze den Begriff Kanban übrigens hier nicht leichtfertig. Betrachtet diesen Bereich als Wertefluss, bei dem die Aufgaben letztendlich auf die Key Results “einzahlen”.

Konsequenterweise müssten auch hier die Aufgaben von rechts nach links fließen: also in Richtung eurer Ziele. Ich habe hier in dem Beispiel eine klassische Einteilung von Do, Doing, Done & Wait vorgenommen, aber probiert gerne mal die andere Richtung aus: Done, Doing, Do. Limitiert bitte auch konsequent die Anzahl der Aufgaben, die ihr gleichzeitig in Bearbeitung genommen habt.

Wovon ich klar abrate ist, die Aufgaben den einzelnen Key Results oder OKRs als “Swim-Lanes” bzw. Kanban-Ebenen zuzuordnen. Diese Darstellung bringt meiner Erfahrung keinen Mehrwert, verbraucht viel Platz und verkompliziert das Denken. Außerdem gibt es durchaus Aufgaben, die auf mehrere Key-Results einzahlen.

Abbildung von regelmässigen Aufgaben

Gut formulierte Key-Results lassen sich oft mit regelmässigen Aufgaben oder Gewohnheiten treiben. Wenn ich ein unliebsames Projekt nach vorne bringen will, arbeite ich am besten täglich daran. Falls du schon mal ein MMORPG (Massive Multiplayer Online Role Playing Game) gespielt hast, dann wirst du auch Quests kennen, die täglich, wöchentlich oder zu bestimmten Zeiten absolviert werden. Die täglichen Quests werden in solchen Spielen als Dailies bezeichnet. Solche Gamification-Aspekte kannst du auch in die eigene Arbeit übernehmen. Du könntest die Aufgabenkarten ähnlich wie Quests ausformulieren und immer wieder neu benutzen. Ich empfehle tatsächlich ein wenig Fantasie bei der Gestaltung von Ritualen oder wiederkehrenden Aufgaben.

Mein Tipp: Ich kann für Whiteboards aus eigener Praxis die PATBoard Karten empfehlen. Das sind abwaschbare wiederverwendbare Magnetkarten und ich habe mit ihnen beste Erfahrungen gesammelt.

Der Gewohnheits-Tracker

Einige Frühindikatoren oder Gewohnheiten sind derart erfolgskritisch, dass ihr sie im Team visuell nachverfolgen solltet. Ich empfehle den unteren Bereich im Dashboard so aufzubauen, dass ihr hier die wichtigsten Gewohnheiten täglich protokollieren könnt. Es gibt dazu eine uralte Regel: “Don’t break the Chain”. Seht zu, dass ihr eine Kette für eure kritischen Gewohnheiten aufbaut, die ihr einfach nicht abreißen lasst.

Dazu ein einfaches Beispiel: Ihr wollt das Wissen über bestimmte Softwarekomponenten in eurem Team verbessern. Eine neue Gewohnheit dazu könnte sein, dass täglich mindestens zwei Entwickler gemeinsam entwickeln und Pair-Programming machen. Diese Gewohnheit ist für euch so wichtig, dass sie täglich durchgeführt und geübt werden soll. Also macht ihr für diese Gewohnheit im Dashboard eine Zeile auf und protokolliert täglich, ob das Ereignis stattgefunden hat oder nicht.

Der rechte Bereich gehört den Unternehmenswetten (Company-Bets)

Für jedes Team ist es hilfreich, dass die kritischen Ziele des Unternehmens oder die Company-Bets im Board abgebildet sind. Ich nehme dazu gerne den rechten Bereich des Boards. Dort hängen Informationen oder Dokumente zum Gesamtunternehmen. Der rechte Bereich eignet sich auch gut zur Darstellung der Team-Charta oder weiterer wichtiger Informationen.

Wie visualisierst du deine OKRs?

Welche Erfahrungen hast du mit der Visualisierung von OKRs gesammelt und wie sieht dein OKR Board aus? Das würde mich sehr interessieren. Schreibe das gerne hier in die Kommentare. Ich hätte großes Interesse daran, eine kleine Galerie mit verschiedenen OKR Boards aufzubauen.

Falls du Interesse an meinem Miro-Board hast, schreibe mir gerne eine Mail unter info [at] andreclaassen.de