Wie organisiere ich mich?

Das Hamsterrad: Meetings, Aufgaben, Termine, EMail & Co.

Vielleicht kennst du es auch: Irgendwann nehmen deine Aufgaben, Termine und Ereignisse überhand. Dein Tag wird zunehmend fremdbestimmt. Insbesondere in einer Führungsposition kann es dir passieren, dass du von Meeting zu Meeting hetzt. Dein Posteingang quillt über und mutiert zu deiner Art Todo-Liste. Die Mails bestimmen deinen Arbeitsalltag und du befindest dich im Hamsterrad. Das Hamsterrad dreht sich. Es dreht sich am Tag, es dreht sich in der Nacht und abends fragst du dich? Was habe ich eigentlich wirklich geschafft?

Tools alleine lösen dein Problem nicht

Ich glaube, der Reigen von Produktivitätstools ist unendlich. Was gibt es da nicht alles für schöne Tools: Todoist, Meistertask, Trello, Jira, Slack und so weiter und so fort. Jedes Tools verspricht Ordnung in dein Leben zu bringen, dein Chaos zu beseitigen. Am Ende entstehen weitere und neue Todo-Listen und die Tools lösen ein universales Grundproblem des Lebens nicht: Deine Zeit reicht nicht aus, um alle deine anstehenden Aufgaben und Probleme zu lösen. Sie reicht einfach nicht!

Die Kunst der Produktivität liegt in der Vermeidung

Die Kunst besteht also nicht darin, deine Aufgaben schneller abzuarbeiten oder deine Zeit effizienter zu organisieren. Die Kunst besteht darin, Arbeit, die deinen langfristigen Zielen nicht dienlich ist, konsequent zu eliminieren oder zu delegieren. Was du für Ziele hast, ist letztendlich egal. Es können berufliche, finanzielle oder persönliche Ziele sein.

Mein Vorgehen: Konkrete Ziele setzen für 90 Tagen mit OKR

Bei deinen Zielen schlage ich vor, dass du dir keine Jahresziele setzt. Nimm einfach kürzere Intervalle, beispielsweise 90 Tage. Jahresziele sind einfach zu lang. In einem Jahr kann viel passieren.

Ich bin ein Riesenfreund von OKR, also Objectives & Key Results¹. Das ist ein agiles Ziel- und Kennzahlensystem, was sich aus meiner Sicht auch gut für persönliche Ziele einsetzen lässt.

Und so funktioniert OKR:

Du entwickelst eine Idee bzw. eine Vision, wo du langfristig hin willst. Dann überlegst du, was du in den nächsten 90 Tagen konkret zu deiner Vision erreichen willst. Du kommst dann insgesamt auf maximal 3-5 Teilziele. Bitte mache nicht mehr. Das wäre ein Fehler.

Dann überlegst du, wie du die Erreichung dieser Ziele konkret messen möchtest. Hier kommen Kennzahlen ins Spiel. Das Besondere ist aber, dass diese Kennzahlen nur aus Dingen bestehen, die du auch zu 100% selbst beeinflussen kannst.

Ein Beispiel: Aufbau einer E-Mail Liste

Ich nehme dazu jetzt ein willkürliches Beispiel aus meiner Praxis. Ich möchte für meine E-Mail Liste künftig 100 neue Abonnenten gewinnen. Die Zahl 100 kann ich nicht beeinflussen, denn ob du dich in meine Liste einträgst oder nicht, dass entscheidest Gottseidank du selbst. Ich kann aber ganz konkret fünfzig mir bekannte Menschen in meine Liste einladen und zusätzlich in den Sozialen Medien auf die Vorteile des Newsletters hinweisen².

Das sind ganz konkrete und messbare Aktivitäten in den nächsten 90 Tagen, die ich selbst beeinflussen kann und die hoffentlich im Ergebnis zu mehr Abonnenten führen.

Und jetzt kommt doch noch ein Tool: GoalsOnTrack.com

Ich habe die meisten elektronischen Tools und viele analoge Lösungen ausprobiert. Möglicherweise sogar mehr, als der Toolexperte Lars Bobach³. Aber, ein Tool, was für meine eher kreative Persönlichkeit passt, ist GoalsOnTrack. Dadurch kann ich den Fortschritt auf den Weg zu meinen OKR-Zielen einfach visualisieren. Das Tool ist kostenpflichtig, aber es ist sein Geld wirklich wert. Wenn du also sehen willst, wie du mit deinen Gewohnheiten und Aktivitäten deinen Zielen jeden Tag ein wenig näher kommst, schau dir mal dieses Tool an. Und nein, ich bekomme für die Empfehlung keine Provision.

Wie arbeitest du an deinen Zielen?

Mich würde interessieren, wie du an deinen Zielen arbeitest und dich organisierst. Schreib mir dazu eine Rückmeldung in den Kommentaren. Ich und auch andere würden sich sehr freuen.