OKR Podcast #26: Learning by Doing – das Team DIS des Bundesverwaltungsamtes berichtet über die Arbeit mit OKR

Unglaublich aber wahr, die Verwaltung bleibt jung und wird zugleich digitaler und agiler. In dieser Episode geben Jennifer Hocke und Martin Erber Einblicke in ihre Arbeit beim Digital Innovation Support (DIS) im Beratungszentrum des Bundes (BZB) des Bundesverwaltungsamtes (BVA). Beide sagen zu Recht, Digitalisierung ist so viel mehr als Softwaretechnik. Digitalisierung erfordert und verschafft zugleich einen Kulturwandel für sinnvollere und selbstbestimmtere Arbeit.

Und genau diese Arbeit unterstützt der Digital Innovation Support unter anderem mit OKR.

In dieser Folge unterhalte ich mich mit beiden nicht nur über OKR, sondern auch über ihre Erfahrungen und Angebote für eine agilere Arbeit in der Verwaltung.

Diese Folge ist für dich besonders spannend,

• wenn du an digitalen und innovativen Zellen in Unternehmen und Organisationen interessiert bist,
• wenn dich das Thema „Neue Arbeit“ im Bereich des Public Sectors interessiert oder
• wenn du an dem Framework Objectives & Key Results interessiert bist und dich interessiert, wie andere den Zugang zu dieser Methode finden.

Inhalte dieser Episode

• Jennifer und Martin stellen sich vor
• Was ist das Bundesverwaltungsamt (BVA)?
• Welche Aufgaben hat der Digital Innovation Support (DIS)?
• Wie seid ihr zu OKR in einer Bundesbehörde gekommen?
• Was sind eure Learnings aus OKR?
• OKR als Angebot zur “Agilisierung” der Arbeit in der Verwaltung.
• Wo seht ihr Herausforderungen und Chancen bei der Nutzung von OKR
• Tipps für Hörerinnen und Hörer von Jennifer und Martin

Was macht der Digital Innovation Support (DIS)?

Der DIS ist eine Beratungseinheit im Beratungszentrum des Bundes (BZB) die neue und moderne Arbeitsformen in die Bundesverwaltung trägt und etabliert. Die Beratungsleistungen des BZB sind eine von mehr als 150 Aufgaben des BVA. Vielleicht hast du sogar schon mit dem BVA zu tun gehabt, denn die Verwaltung des BAföG-Darlehens gehört auch zu den Aufgaben des BVA.

Was hat euch dazu gebracht, OKR zu nutzen?

Zu Beginn entstand bei uns der Bedarf, dass wir Kundenanfragen möglichst schnell beantworten können. Unser Team hatte am Anfang nur ein weißes DIN-A4 Blatt mit minimalen Rahmenbedingungen. Die Freiheit ist schön und gut, aber wir mussten auch irgendwie unsere Performance überprüfen. Dann hat Andreas aus unserem Team den Impuls zur OKR-Methode eingebracht und wir sind damit gestartet.

Was waren eure eigenen Learnings?

Wir sind mit dem Digital Innovation Support (DIS) Anfang 2021 mit einer Pilotierungsphase gestartet. Zunächst wollten wir mit OKR unser Team auf den Kunden ausrichten und sind mit OKR ganz pragmatisch mit einem kurzen Planning gestartet. In der nächsten Phase waren wir dann in einer Anwendungsphase und konnten unsere Erfahrungen ausbauen. So haben wir unter anderem die OKRs für die BZB-Strategie mit aufgenommen und uns stärker fokussiert. Wir haben ein eigenes Dashboard mit Excel aufgebaut und die OKR Retrospektive als eigenes Format etabliert.

Werdet ihr OKR als Beratungsangebot für Mitarbeiter in der Bundesverwaltung anbieten?

Organisationsentwicklung in der Bundesverwaltung ist kein einfacher Kontext. OKR bietet aber so viele Facetten und methodische Hilfen um diese Entwicklung zu unterstützen, dass die OKR Methode auch ein Teil unserer Beratungsprojekte sein kann.

Tipps an die Hörerinnen und Hörer

1. Greift nach den Sternen und seid mutig! Ich greife auch im privaten nach den Sternen. Es gibt kaum etwas Schöneres, wenn ambitionierte Ziele erreicht werden. Motiviert einander und wagt etwas Neues. Legt die Bequemlichkeit ab.
2. Vorbereitung ist das halbe Meeting! So haben wir im letzten Quartal eine andere Vorgehensweise für unser Planning entwickelt. Wir haben die drei Schwerpunkte Kunde, Team und Innovation verteilt und das Team hat schon vorgearbeitet. Das hat uns im Planning viel Zeit gespart.
3. Spielt mit der Methode OKR und passt diese an. Wir sind mit der 3 × 3 Formel gestartet und haben auf 2 OKRs reduziert. Jetzt haben wir mehr Fokus.
4. OKR ist eigentlich methodisch leicht zu lernen. Dennoch ist es wichtig, sich die Mühe zu machen, genau auf die Formulierung zu achten. So haben wir teilweise um einige Wörter gerungen, was sich aber sehr gelohnt hat.

Links und weitere Informationen zu dieser Episode:

• Kontakt zum Digital Innovation Support: dis@bva.bund.de
• Link zum BVA: https://www.bva.bund.de/
• Link zu BZB: https://www.bva.bund.de/DE/Services/Behoerden/Beratung/Beratungszentrum/beratung_node.html