Strategiefreigabe
Strategiefreigabe
Neutrale Entscheidungsgrundlagen für die kommunale IT.
Stellen Sie sich eine Sitzung des Hauptausschusses vor. Auf dem Tisch liegt eine Vorlage zur IT: Der Server ist in die Jahre gekommen, eine Neuanschaffung steht an, die Verwaltung empfiehlt den Weiterbetrieb im eigenen Haus. Die Vorlage ist sorgfältig gemacht und trotzdem stimmt der Ausschuss ihr nicht zu. Nicht weil die Zahlen falsch wären, sondern weil sie von genau der Stelle kommen, die anschließend selbst weiterbetreiben würde. Was in dieser Sitzung fehlt, ist kein Argument. Es fehlt eine unabhängige Instanz.
Das ist die Situation, in der meine Kunden mich rufen. Ein kommunaler IT-Dienstleister, dessen Strategie 2030 auf dem Papier steht, aber in zehn Teams nicht ankommt. Eine Gemeinde, deren Hauptausschuss der eigenen Verwaltungslinie nicht folgen will und eine neutrale Bewertung beauftragt. Vier Kommunen, die ein Digitalisierungsvorhaben tragen, es aber nicht in Euro beziffern können. So verschieden diese Fälle aussehen, sie haben denselben Kern: Eine Entscheidung muss getroffen werden, und sie muss vor einem Gremium bestehen.
Ich bringe dafür zwei Werkzeuge mit. Die Wirtschaftlichkeitsbetrachtung nach dem Muster des § 7 BHO und der entsprechenden kommunalen Regeln, damit die Entscheidung eine Zahl hat. Und Objectives and Key Results, damit aus der Entscheidung eine Wirkung wird und nicht nur ein Beschluss. Beides braucht man nicht immer gleichzeitig. Deshalb gibt es drei Formate und nicht ein großes.
Das Entscheidende steht allerdings vor beiden Werkzeugen: Ich verkaufe keine Hardware, keinen Betrieb, keine Software und keine Migration. An dem Ergebnis meiner Bewertung verdiene ich nichts. Genau das ist der Grund, warum ein Gremium meiner Empfehlung folgen kann, ohne nach dem Eigeninteresse fragen zu müssen.
Welches Format passt zu Ihrer Lage
| Ihre Situation | Format | Preis netto |
|---|---|---|
| Ein Vorhaben soll in die Ratsvorlage, die Rendite fehlt | A: Strategiefreigabe-Workshop, ein Tag | 4.500 bis 6.000 |
| Server-Neuanschaffung, Auslagerung oder Zweckverbandsbeitritt steht zur Entscheidung | B: Neutrale Bewertung der IT-Betriebsstrategie | 12.000 bis 15.000 |
| Die Strategie steht, kommt aber in den Teams nicht an | C: OKR-Einführung mit WiBe-Fundament | ab 16.000 |
Format A: Strategiefreigabe-Workshop
Ein Tag. Werkstattformat. Drei bis acht Entscheider.
Sie kommen mit einem Digitalisierungsvorhaben in den Workshop und gehen mit vier Ergebnissen heraus. Erstens mit einem OKR-Set, das die Wirkung des Vorhabens beschreibt und nicht die Aktivitäten. Zweitens mit einem Digitale-Rendite-Rechner, der die Einsparung in Euro beziffert. Drittens mit den Argumenten für die Ratsvorlage, sortiert nach finanzieller und qualitativer Wirkung. Und viertens mit einer Risikoeinschätzung, die nicht abwehrt, sondern entscheidungsreif macht.
Wie das in der Praxis aussieht, zeigt ein konkreter Tag. Im März 2026 saßen vier Kommunen einen Tag lang bei der KAAW zusammen. Eines der Vorhaben war die Vereinfachung des Wohngeldantrags und stand am Ende mit 994.150 Euro Netto-Einsparung pro Jahr auf dem Papier. Ein anderes Vorhaben, die Sperrmüll-Anmeldung, kam auf 79.044 Euro. Das waren keine Schätzungen aus dem Bauch heraus, sondern nachvollziehbar gerechnete Zahlen, mit denen die Häuser danach in ihre Gremien gegangen sind.
Festpreis 4.500 bis 6.000 Euro netto, abhängig vom Vorbereitungsumfang.
Für wen geeignet: Bürgermeisterinnen und Bürgermeister, Amtsleitungen, Geschäftsführungen kommunaler IT-Dienstleister, die ein konkretes Vorhaben tragen und es vor das Gremium bringen müssen.
Format B: Neutrale Bewertung der IT-Betriebsstrategie
Zehn Personentage. Vier Szenarien. Ein Vortrag im Gremium.
Dieses Format greift, wenn eine große Betriebsentscheidung ansteht und im Haus niemand sie neutral bewerten kann, weil alle Beteiligten anschließend betroffen sind. Der typische Anlass ist eine Server-Neuanschaffung, die die Frage aufwirft, ob man den Betrieb überhaupt noch selbst machen will. Dahinter stehen dann die Auslagerung einzelner Fachverfahren, der Beitritt zu einem kommunalen Zweckverband oder das Gegenteil, nämlich der bewusste Weiterbetrieb im eigenen Haus.
Ich gehe dabei in sechs Schritten vor. Nach Kickoff und Sichtung der Unterlagen nehme ich in strukturierten Interviews den Ist-Zustand auf, also die Technik, die Betriebsorganisation und vor allem die Abhängigkeiten von einzelnen Personen und Dienstleistern. Dann prüfe ich die schon vorliegenden Angebote und arbeite die Lücken heraus. Anschließend entwickle ich die Szenarien und rechne sie durch: Kapitalwert, Nutzwertanalyse und eine Risikobewertung, die das Personalrisiko ernst nimmt und nicht wegargumentiert. Am Ende steht ein vollständiger Bericht mit einer Abstimmungsschleife, und ich trage das Ergebnis im Gremium selbst vor, technologie- und herstellerneutral, mit einer Antwortmöglichkeit auf die unangenehmen Fragen.
Vier Szenarien haben sich als Raster bewährt, geordnet nach zunehmendem Auslagerungsgrad. Der Eigenbetrieb wie heute, die reine Verlagerung der Technik in ein fremdes Rechenzentrum, die Auslagerung möglichst vieler Fachverfahren, und die Vollauslagerung an einen kommunalen IT-Dienstleister, bei der die Kommune reiner IT-Steuerer wird. Der eigentliche Vergleich läuft zwischen dem ersten und dem letzten Szenario, die beiden Hybride führe ich der Vollständigkeit halber mit.
Ein solcher Auftrag läuft aktuell für eine Gemeinde in Schleswig-Holstein. Der Hauptausschuss hat mit acht zu einer Stimme entschieden, die IT-Betriebsstrategie extern und ergebnisoffen bewerten zu lassen, und zwar ausdrücklich gegen die Empfehlung der eigenen Verwaltung. Bewertet werden neun Fachverfahren auf einer virtualisierten Umgebung mit 27 Maschinen. Die Vorlage geht Ende August in den Ausschuss.
Festpreis 12.000 bis 15.000 Euro netto für das Basispaket. Optional kommen eine Beschlussbegleitung in der Folgesitzung, eine Strukturskizze für die Anbieteranfrage oder ein technologieneutraler Aufklärungs-Workshop für das Gremium dazu.
Vergaberechtlich unkompliziert: Ein Paket dieser Größe liegt in vielen Ländern unter der Grenze für den Direktauftrag, sodass keine Ausschreibung nötig ist. Das prüfen wir im Vorgespräch für Ihr Land und Ihre Vergabeordnung.
Für wen geeignet: Gemeinden und Städte, in denen eine IT-Betriebsentscheidung ansteht, besonders dann, wenn Verwaltung und Gremium unterschiedliche Auffassungen haben. Auch für Hauptausschüsse und Räte, die eine unabhängige Zweitmeinung zu einer vorliegenden Verwaltungsvorlage brauchen.
Format C: OKR-Einführung mit WiBe-Fundament
Mehrmonatige Begleitung. Bausteinprinzip.
Wenn ein einzelnes Vorhaben nicht reicht, sondern Ihre Organisation OKR strukturell einführen will, dann sind wir bei diesem Format. Der Anspruch ist hier ein anderer, denn jedes Objective soll am Ende einen Wirtschaftlichkeitsnachweis tragen und nicht nur eine schöne Formulierung.
Die Begleitung setzt sich aus Bausteinen zusammen, die wir nach Größe Ihrer Organisation kombinieren. Wir starten mit einem Workshop der Geschäftsführung, in dem Strategie und Nordsterne geklärt werden. Es folgt ein Führungsworkshop, in dem die mittlere Ebene Methode, Rolle und Verantwortung übernimmt. Dann arbeiten wir in sechs bis zwölf Teamworkshops mit den operativen Einheiten. Parallel rechnen wir ausgewählte Vorhaben in der WiBe-Begleitung durch, und im Lernzyklen-Coaching etablieren wir einen Quartalsrhythmus, in dem die OKRs geschärft und die Wirkung geprüft werden.
Bei der GKD Recklinghausen, einem kommunalen IT-Dienstleister mit über 150 Mitarbeitenden und zehn Teams, läuft genau dieses Format. Der Go-Live aller zehn Teams war im Mai 2026, seither begleite ich die Lernzyklen. Was ich daraus gelernt habe, sage ich offen: Der Aufwand liegt nicht in den Workshops, sondern in der Zeit danach. Deshalb ist die laufende Begleitung im Angebot ein eigener Baustein und keine Fußnote.
Einstiegspreis ab 16.000 Euro netto. Die konkrete Kalkulation erfolgt nach Anzahl der Teams und gewünschter Begleitungstiefe.
Für wen geeignet: Geschäftsführungen kommunaler IT-Dienstleister, größere Kommunen und Landesbehörden, die OKR nicht als Methodenschmuck einführen wollen, sondern als Steuerungswerkzeug.
Warum ich
Zwei Gründe, und der erste ist der wichtigere.
Ich habe kein Interesse am Ergebnis. Ich verkaufe keine Server, keine Cloud, keinen Betrieb, keine Fachverfahren und keine Migrationsleistung, und ich bekomme von keinem Anbieter eine Provision. Wenn der Eigenbetrieb wirtschaftlicher ist, steht das so in meinem Bericht. Das klingt selbstverständlich, ist es aber nicht: Ein großer Teil der Beratung in diesem Feld kommt von Häusern, die anschließend die Umsetzung machen wollen. Ein Gremium merkt das, und deshalb glaubt es den Zahlen nicht.
Ich bringe die WiBe und OKR zusammen. OKR-Beratungen gibt es viele und WiBe-Berater einige, aber selten beides in einer Person. Der Grund ist banal. OKR-Coaches kommen meist aus der agilen Produktentwicklung und sind in der Logik der Wirtschaftlichkeitsbetrachtung fremd, während WiBe-Berater oft aus der Prüfung oder der Verwaltung kommen und mit OKR wenig zu tun hatten. Ich arbeite seit über zehn Jahren mit OKR und habe die WiBe einschließlich der Digitale-Rendite-Logik tief durchdrungen. Praktisch heißt das für Sie: Die Zahl, mit der Sie ins Gremium gehen, und das Ziel, an dem Sie danach gemessen werden, passen zusammen.
Wer ich bin
Mein Name ist André Claaßen und ich begleite seit über zehn Jahren Organisationen bei der Einführung von OKR. Ich bin Autor des Buches “OKR in der Verwaltung” und Podcast-Macher mit inzwischen mehr als 50 Folgen rund um OKR und agile Führung. Mein Fokus liegt auf der öffentlichen Verwaltung und das nicht aus Notwehr, sondern aus Überzeugung. Hier wird Wirkung gebraucht und hier ist sie selten messbar. Genau an dieser Stelle möchte ich einen Beitrag leisten.
Häufige Fragen
Sind Sie wirklich neutral, wenn Sie anschließend eine OKR-Einführung verkaufen möchten? Eine berechtigte Frage. Bei Format B, der neutralen Bewertung, geht es um die Wahl zwischen Betriebsmodellen und Anbietern, und daran verdiene ich in keinem Szenario etwas. Ob Sie danach mit mir an Ihren Zielen weiterarbeiten, ist eine getrennte Entscheidung, die Sie nach dem Gremientermin treffen und nicht vorher. Ich halte diese beiden Aufträge auch vertraglich auseinander.
Wir haben schon Angebote vorliegen. Bewerten Sie die oder fangen Sie neu an? Ich bewerte die vorliegenden Angebote, denn sie sind eine wertvolle Datenquelle und meist ein Teil der Antwort. Die Prüfung der vorhandenen Betrachtungen und das Herausarbeiten der Lücken sind ein eigener Arbeitsschritt im Basispaket.
Unsere Gremiensitzung ist in acht Wochen. Reicht das? In der Regel ja, wenn die Interviews zügig zustande kommen und die Zahlen aus der Kämmerei verfügbar sind. Nennen Sie mir den Sitzungstermin im Vorgespräch, dann rechne ich rückwärts und sage Ihnen ehrlich, ob es trägt.
Brauchen wir vorab schon ausgereifte OKRs? Nein. Im Workshop-Format starten wir mit dem Vorhaben, das auf Ihrem Tisch liegt, und das OKR-Set entsteht im Workshop selbst.
Ist der Digitale-Rendite-Rechner ein eigenes Tool? Es ist eine strukturierte Excel-Vorlage mit einer Logik, die sich an der KGSt-WiBe orientiert und auf Ihre Vorhaben übertragbar ist. Sie nehmen die Vorlage nach dem Workshop mit und können sie für weitere Vorhaben nutzen.
Können wir die Formate kombinieren? Ja, und das ist der häufigste Weg. Viele steigen mit Format A ein, weil ein Vorhaben schnell vor das Gremium muss, und entscheiden danach, ob Format C für den nächsten Schritt passt. Format B steht dagegen für sich, denn es endet mit einem Beschluss und nicht mit einem Prozess.
Ist Strategiefreigabe förderfähig? In einigen Bundesländern und über kommunale IT-Dienstleister ja. Die KAAW und vergleichbare Kooperationen rechnen ähnliche Formate über Mitgliedsbeiträge ab. Das prüfen wir gemeinsam im Vorgespräch.
Der nächste Schritt
Wenn Sie nicht sicher sind, welches der drei Formate zu Ihrer Lage passt, dann sprechen wir vorher kurz miteinander.
Kurzes Vorgespräch buchen, kostenlos und ohne Pitch. Wir klären gemeinsam, ob und in welcher Form ich Ihnen weiterhelfen kann.
Alternativ erreichen Sie mich direkt per Mail an info@andreclaassen.de mit dem Stichwort “Strategiefreigabe”.
