5 Einsatzmöglichkeiten von Objectives & Key Results in der Verwaltung

In meinen letzten Webinaren zu Objectives & Key Results habe ich gemerkt, dass das Interesse an dem agilen Zielsystem insbesondere von Teilnehmerinnen und Teilnehmern aus dem Verwaltungsumfeld sehr groß war. Das hat mich sehr gefreut und ich möchte die Nutzung von Objectives & Key Results für diese Branche gerne unterstützen. In diesem Artikel zeige fünf Anwendungsfälle für Objectives & Key Results in der Verwaltung. Viel Spaß beim Lesen.

1. Setzen Sie ihre strategischen Vorhaben mit Objectives & Key Results um

In vielen Verwaltungen gibt es strategische Vorhaben, sei es die Einführung einer E-Akte oder die Unterstützung zur Digitalisierung der Wirtschaft in der Region. Diese Vorhaben wurden bislang häufig zentral gesteuert und über Aktivitäten oder Kosten kontrolliert. Doch oft stellten sich die gewünschten Ergebnisse nicht ein. Der Projektfortschritt war intransparent, die Ziele unklar und es gab häufig eine Konkurrenz verschiedener gleichzeitiger Themenfelder für die Mitarbeiter.

Objectives & Key Results erlauben eine stärkere Selbststeuerung der Teams und den Übergang von der Resourcenkontrolle zur Wirkungskontrolle. Ziele werden als Wirkungsziele aufgestellt und über Wirkungen gemessen. Durch die kleineren Planungszyklen von Objectives & Key Results, üblicherweise zwischen 2 - 4 Monaten, wird der Lernprozess beschleunigt. Die Transparenz und Offenlegung aller Ziele schafft wiederum die Voraussetzung für eine Strategieumsetzung über Bereichs- und Abteilungsgrenzen hinweg.

Eine Besonderheit bei Objectives & Key Results ist auch die Limitierung der Anzahl der Ziele. OKRs helfen Ihnen, die Verfolgung von zu vielen parallelen Zielen zu begrenzen. Diese Begrenzung ermöglicht einen stetigen Fluss an Ergebnissen. Und der Ergebnisfluss erhöht wiederum die Umsetzungsgeschwindigkeit Ihrer strategischen.

Übrigens sind Objectives & Key Results eine Alternative oder Ergänzung zur Neuen Kommunalen Steuerung, die in der Vergangenheit oft hinter den Erwartungen zurückblieb¹. Das würde aber diesen Artikel sprengen und zu dem Thema werde ich noch schreiben.

2. Instrument für moderne und zeitgemäße Führung

Führung bedeutet, für Ziele sorgen und einen Rahmen zur Zielerreichung für die Mitarbeiter zu gestalten. Dieser Führungsgrundsatz gilt heute mehr denn je. Die Nutzung von Objectives & Key Results als Führungsinstrument sorgt dafür, dass kontinuierlich Ziele bereit stehen. Diese Ziele sollten von Führungskräften gemeinsam mit ihren Teams erarbeitet werden. Zugleich helfen gemeinsame Rituale, wie das regelmäßige Check-In dazu, dass die Ziele auch im Tagesgeschäft umgesetzt werden können.

3. Förderung der Zusammenarbeit zwischen Politik und Verwaltung

Ich habe in meiner beruflichen Vergangenheit häufiger die Feststellung gemacht, dass das Verhältnis von Bürgermeister, Rat und Verwaltung teilweise von Spannungen geprägt war. Der Bürgermeister stand in seiner Doppelrolle als Verwaltungsvorstand und Vertreter der Politik oft zwischen den Interessen von Politik und Verwaltung.

Objectives & Key Results wären ein sehr guter Ansatz, um gemeinsame Verwaltungsziele zwischen Politik und Verwaltung zu erarbeiten. Warum sollte die Verwaltungsziele nicht einmal im Jahr, beispielsweise im Rahmen eines Open Spaces² gemeinsam mit Vorstand und Vertretern des Rates erarbeitet werden? Diese Idee stammt übrigens von Thomas Michl, Mitgründer des Forums Agile Verwaltung.

4. Wirkungsvolles Projekt- oder Change-Management

Projekte oder klassisches Change-Management sind komplexe Veränderungsarbeit zu einem Ziel. Was ich oft in Projekten vermisse, ist das Denken in Wirkungen (Outcome), statt in konkreten Ergebnissen (Output). Wir wollen eine E-Akte einführen was sehr schön ist, aber warum soll diese E-Akte eingeführt werden und was ist die Wirkung, die damit erzielt werden soll? Und überhaupt, wie stellen wir messbar fest, dass diese gewünschte Wirkung auch erzielt wurde?

Ohne Klärung dieser Wirkungsfragen, können die Ergebnisse eines Projekts oder Change-Managements im wahrsten Sinne des Wortes wirkungsarm sein. Und ohne Messbarkeit der Wirkungen, ist ein Projektende oft nicht feststellbar. Das Denken in Wirkungen wird durch die Nutzung von Objectives & Key Results in der ganzen Organisation kultiviert und gefördert. Das stärkt ihre Projekt- und Veränderungsarbeit und erhöht tatsächlich die Umsetzungsgeschwindigkeit.

5. Schaffung transparenter Verwaltungsziele im Sinne des Open Government

Um die Bewegung des Open Governments ist es in letzter Zeit etwas stiller geworden, was ich persönlich sehr schade finde. Das Open Government wird oft auf das Thema offene Daten, also Open Data reduziert. Der Kern von Open Government ist aber eine offene und kooperative Verwaltung. Ein wunderbares Beispiel für die Nutzung von Objectives & Key Results zeigt die italienische Stadt Syrakus ³. Auf der Webseite der Stadt Syrakus werden verschiedene strategische Vorhaben für Bürgerschaft und Unternehmen über Objectives & Key Results in Echtzeit abbildet, von der Stadtentwicklung über Finanzen bis hin zum Ordnungswesen.

Die offene Darstellung von Verwaltungszielen hat vielfältige positive Effekte: Das Verwaltungshandeln wird transparent und die Erwartungshaltung von Bürgern und Unternehmen wird gesteuert. Auch für die Verwaltung sind diese transparenten Ziele motivierend, da offen gezeigten Ziele natürlich auch erreicht werden wollen. Es ist dabei natürlich der Verwaltung überlassen, welche strategischen Anliegen gegenüber der Bürgerschaft transparent gemacht werden oder nicht.

Resümee

Es gibt eigentlich unzählige Gründe, sich näher mit Objectives & Key Results in der Verwaltung zu beschäftigen. Alleine schon die Schaffung transparenter Ziele, die Förderung der Selbstorganisation und der Übergang zur Wirkungskontrolle sind ein Riesengewinn.

Sprechen Sie mich gerne und völlig Unverbindlich an, wenn Sie mehr über Objectives & Key Results in der Verwaltung hören möchten.